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不在時の伝言、どうしてる？

2009年3月29日 00時00分

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「○○すべき」という考え方から、一度離れてみませんか？

入社・異動・転職の多い時期。様々なマナーについて、考える機会の多い時期でもある。

ところで、以前から気になっていたのは、「電話した相手が（会社などで）不在のとき、伝言をどうすべきか」ということ。

きっかけは、ある仕事相手が憤慨して言った、こんな内容である。
「『電話があったことだけ伝えて』っていう伝言する人、いるでしょ？　あれ、何なの!?　電話かけてほしいのか、かけなくて良いのか、急ぎなのかそうでないのか、わからないじゃない!!　それに、電話があったことぐらい、言われなくてもフツウ伝えるでしょ？　わざわざ言うのは、相手を信用してないってことじゃない？　失礼だと思う」

思わずギクッとした。
実はこれ、自分自身がやってしまっていること。

というのも、これまで何度も電話しているのに、会社の別の担当者には「不在」と言われ、相手には電話をしていたことが全く伝わっていなかったことが何度かあったためだ。

なんとなくこちらからは「折り返してほしい」と言うのがはばかられ、以来、自分では「こちらからまた改めますが、電話があった旨をお伝えください」といった曖昧な伝え方をしてしまっている。
でも、気を遣ったつもりが、逆効果だったなんて……。

そもそも、電話があったことを全くメモにも残さない会社・社員もどうかとは思うのだが、不在時の伝言って、どうするのが良いものなのか。
『「感動」と「幸せ」の法則』（東洋経済新報社）著者で、心理カウンセラーの北端康良先生に聞いた。
「正しい対応があるのではなく、それぞれの人にあった対応の仕方があります。例の人のように失礼だと思う人は、『どうすればいいのかハッキリしてほしい！』と思っている人でしょう。そのため、電話の応対だけではなく、部下や上司、親や、パートナーがはっきりしない返事や行動をした時に『どうしていいのかわからない』『してほしいことを言ってくれればいいのに……』と思い、詰めよってしまうことも多いかもしれません。…