【ビジネス】「退職メール」を受け取ったときの正しい反応とは?

2010年3月12日 11時00分 (2010年3月31日 10時14分 更新)

 突然受け取った退職メール。親しい相手なら返信もしやすいけれど、それほど親しくなかった相手には、特に個人的に言うこともないし、かと言ってあまりにあっさりした返信では冷たい感じだし……と悩む人は意外と多いのでは? ビジネスメールに関する著書を多数執筆している平野友朗氏(アイ・コミュニケーション代表)に、退職メールへの返信のコツやマナーについて伺った。

それほど親しくなければ返信ナシでもOK


 平野先生によると、実は、それほど親しくない相手からの退職メールには「必ずしも返信する必要はない」とのこと。「退職する人は、おそらく大勢の人にあいさつのメールを出していますから、全員から返信が返ってきたら、かえって処理に困るかもしれません。相手と親しかった場合や、個人的に伝えたいことがある場合だけ返信すればOKです」(平野氏)

基本の文例を自分なりにアレンジして


 退職メールに返信する場合、最低でも「今までお世話になったことに対するお礼」、「退職の知らせに対する残念な気持ち」、「今後の活躍や健闘を祈る言葉」の3つを文面に入れたい。

 退職メールへの返信(基本の文例)はこちらから。基本的な文面を、相手との関係を踏まえて自分流にアレンジすると良いでしょう。

 ちなみに平野氏は、相手が同じような業種の会社に転職することが分かっていて、今後もお世話になる可能性がある場合には、さらに「今後またお仕事でご一緒できる機会がありましたら、ご連絡ください」という一文を付け加えているそうだ。また、最近は休職する人も増えている。そのため、事情も知らない間柄では「新天地でのご活躍を心よりお祈りしております」などとは書かない方が無難な場合もある。常に相手の立場を考えた配慮が必要だ。

相手が受け取るタイミングに注意!


 受け取った退職メールに返信する場合も、自分が退職メールを送る場合と同様に「タイミング」には注意が必要。

 退職日の前日や当日に退職メールを受け取った場合は、そのアドレスに返信しても、相手が受け取れない可能性がある。相手の退職日までに2日以上の時間があれば返信してもOKだが、もし退職日ギリギリなら返信はやめておこう。もし退職後の連絡先が書いてあれば、そちらに返信するようにする。

 相手の退職日を過ぎてから届いたメールは、会社のシステム担当など他の社員が確認することがある。普段の雑談の延長で、相手の個人的な秘密に当たるようなことを書くと、秘密が社内にバレて、相手に迷惑をかけることになる。

注: この記事は配信日から2週間以上経過した記事です。記事内容が現在の状況と異なる場合もありますのでご了承ください。

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