抜け漏れなく効率的な仕事に、「手順化」のススメ

抜け漏れなく効率的な仕事に、「手順化」のススメ
Photo a composite of images by vancanjay and jprole.


仕事を効率的に進める上で、タスクを書き出し、都度チェックすることは基本中の基本。しかし、実はもうひとつ重要なポイントがあります。それは、どのようにタスクを書き出すか? という点。たとえば「プレゼン用の資料を作る」というタスクには、データや情報収集、分析、要点のまとめなど、様々なタスクが隠れているわけですが、これらをきちんと細分化して書き出しておかないと、思わぬ抜け漏れが発生したり、何から手をつけていいかわからず、放置したまま時間だけが過ぎてしまうことも...。そこでこちらでは、仕事を「手順化」するというテーマについて、採り上げてみましょう。

仕事の手順化とは、目標や成果の達成に必要なものを、すべて漏れなく明らかにし、やるべきこと、その順序、チェックポイントなどをまとめること。一見、手間がかかり「回り道」のように思えますが、一連のワークフローをこのようにまとめておくことは、実は効率的で確実な仕事術です。


Photo by lupoianfla.


なぜなら、ヒトはミスする生き物。また、忘れる生き物でもあります。一方で、実際にミスや抜け漏れがおきると、それをカバーするのに、相応の時間とコストがかかるのも事実。その点、仕事を手順化し、チェックリストなどにまとめておけば、「あれ? これ、どうやるんだっけ?」というときにも備えられますし、実際の日常業務をこれに照らしてチェックすれば、事前に抜け漏れを防ぐことができます。また、この一連の手順を少しづつカイゼンすれば、効率性の向上にもつながります。


ライフハッカー[日本版]の記事をもっと見る 2010年5月25日の経済記事
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