メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク


■メールは5行以内に抑える

メールをもっと簡潔にしたいと思うなら、メールを5行以内に抑える「5行ルール」を、自分に厳しく課してみましょう。英語で5行という意味の、その名も「five.sentenc.es」というサイトに、そのルールが載っていました。

  • 問題
    返信したくなくなるような長いメールを受け取ると、メールがどんどん溜まっていって、受信箱があふれてしまう。
  • 解決方法
    返信メールを、SMS(ショートメッセージサービス)のように、文字数制限があると思って書く。実際に文字数を数えるのは面倒なので、代わりに5行以内にする。

「five.sentenc.es(5行ルール)」は個人的な決め事なので、メール相手やメールの内容に関わらず、とにかく5行以内にすればOKです。至ってシンプル。

このサイトでは、自分のメールがなぜいつも短いかの説明を省くために、自分の署名に「five.sentenc.es」のリンクを入れておくのもいい、とあります。また、もっと短くしたいのであれば、「4行ルール(four.sentenc.es)」でも「3行ルール(three.sentenc.es)」でも良いと思います。


■どうしても長くなったら要約を付ける

カメラマンでブロガーのDavid Friedman氏は、メールがあまりにも長過ぎるため、クライアントからメールが長くなる時は、「メールの最初に要約を付けるように」と忠告されたそうです。画像のようなメール要約フィールドが、Gmail Labsの機能に追加されるのはいつになるか分かりませんから、それまでの間は、自主的にこのアドバイスを取り入れてみてください。


ライフハッカー[日本版]の記事をもっと見る 2010年11月18日の経済記事
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