悪口メールを誤って本人に送ってしまった…災いを転じて福となす「おわびメール」の文面
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ビジネスメールに関する悩みは尽きません。本来送ってはいけないメールを送ってしまったときは、どんなおわびメールを送るとよいのでしょうか。国語辞典編纂者の飯間浩明さんは「できるだけ早く連絡し、謝るしかない」といいます――。(第3回/全3回)
※本稿は、飯間浩明執筆・監修、古賀及子執筆『語彙力がなくても「伝わる」ビジネスメール術』(朝日新聞出版)の一部を再編集したものです。
■“メールのラリー”をやめるメッセージ
Q:メールのやめ時が分かりません。
A:用件があってメールを出す。すると返事がくる。返事にお礼を送ると、それに対してまたお礼がくる……。あれ? これどこでやめればいいのでしょう。
メールマナーの本には、やめ時の文句として「ご自愛ください」など体調を気遣うフレーズや、「ありがとうございました」と線を引くように締めるなど、アドバイスされています。でも、相手側も「そちらもご自愛ください」「こちらこそありがとうございました」と返して、さらにラリーが続くことにもなりかねません。
ずばり、「ご返信は不要です」「ご返信には及びません」と書いてしまう方法もあります。ただ、返信するかどうかは、本来先方が決めることです。
こなれた方法として、要件がすべて終わったなというタイミングで、ほとんど内容のないメールを返す方法があります。
すべて承知いたしました。

よろしくお願い申し上げます。
こう書けば、「このラリーはこれで終わりです」というメッセージにもなります。これに対して、さらに相手から返事があったとしても、特に新しい情報が入っていなければ、折り返さなくても失礼にはなりません。

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