スキャンした紙文書と文書ファイルを一元管理して業務フローにつなげる「DocuWorks 7.2」発売 富士ゼロックス

富士ゼロックスは、パソコン上で電子文書とスキャンした紙文書を一元管理/活用できるドキュメントハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」の機能を強化した「DocuWorks 7.2」を、2011年2月9日より発売した。

多くの企業では、作業の依頼や指示をメールで行っているが、あまりにもこれが簡便であるために、頻繁に行われすぎて、メール受信箱がゴミの山と化していることがある。

部門内回覧から電子決裁の催促、システム管理者からのお知らせに至るまで、あらゆる情報がメールで飛んでくると、重要なメールが埋もれてしまうことになる。

重要メールには親展フラグを付けて対処していても、親展メールだけで膨大な数になることもしばしばだ。

そこで、業務に直結するファイルの送付は、電子メールではなく専用のドキュメントフォルダに置くというのが、「DocuWorks 7.2」の発想だ。

電子の「紙」「机」「文房具」を個人のパソコン上に実現した「DocuWorks」の基本機能に、「文書トレイ(ドキュメントトレイ オプション 1.0)」という道具を新たに投入し、個人での利用から、その範囲をワークグループ全体に広げた。

このオプションソフトウエアは、個人のパソコンに仮想の「文書トレイ」を追加し、文書の「共有」だけでなく「受け渡し」を支援するものである。

例えば受発注業務では、ファクスで受信した注文書が、自動的に受注担当者のパソコン上の「文書トレイ」に格納され、さらに、受注担当者が、次工程の発注者に処理を依頼する際、発注者の「文書トレイ」に処理してほしい文書を入れると、発注者のパソコン上の「文書トレイ」に文書が受け渡される。

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