発言しづらい？ オンライン会議の問題を解決する4つのポイント

■オンライン時代のコミュニケーション術

　リモートでのオンライン会議（ウェブ会議）の機会が増えた方は多いでしょう。しかし、発言が重なったり、反対に沈黙が続いたり、発言者の偏りが目立ったりなど、画面越しでは「やりづらい」という声も。

　この記事では書籍『オンラインでも好かれる人・信頼される人の話し方』（桑野麻衣 著）から、オンラインミーティングを円滑に進めるための3つのポイントをお伝えします。

■オンライン会議で「傍観者」を生まないために

　オンラインツールを使ってのコミュニケーションは、同じ空間ではなく画面越しでのやりとりとなるので、どうしても一体感が出にくくなります。「遠慮がちなメンバー」や「参加意欲が低そうなメンバー」に気を取られてしまった経験はないでしょうか？

　私は仕事柄、日頃からつい一人ひとりを観察してしまうタイプなので、こうしたメンバーがいると気になってしまうことが多くありました。

　同じ場所に集まっていれば、お互いがなんとなく同じ温度感で参加していることが伝わります。温度感にばらつきがあっても、リアルな場であれば、すぐに気がついて対処することができますよね。

　そのため、オンラインでは「開始早々に一体感を作ること」がキーになってきます。「傍観者」になりがちなメンバーが「参加者」になってもらうように、巻き込む力が必要なのです。

■オンライン会議でも一体感を作る方法

　オンラインツールにもよりますが、一体感を作るには、さまざまなやり方があります。ここでは、効果が高い方法を4つほど紹介しましょう。

（1）冒頭で全員が同じことをする

　私がこれまで実際に試してきた方法で言えば、「バーチャル背景」の設定できるZoomやTeamsなどでは、共通の背景にするだけでも一体感が出ました。ほかにも、全員が紙やノート型ホワイトボードを用いて漢字一字で何かを表したり、イラストを描いたり、といったテレビ番組でよくみられる手法も、会議の冒頭から盛り上げることができます。

（2）司会・タイムキーパー・書記など仕事を割り振る

　上記のようなものも、もちろん楽しくて効果的なのですが、私はもっと基本的なやり方でも良いと思っています。対面の時と同様にはなりますが、「あらかじめ役割分担を明確にしておくこと」も効果的です。私も何度も経験がありますが、オンライン上でファシリテーションをしていると、対面の時以上にさまざまなことに気を取られ、つい時間管理が疎かになってしまいがち。タイムキーパーや議事録係など、事前に数人にお願いしておくことで、物理的に「傍観者ではなく参加者にしてしまう」という手もあります。

（3）オンラインツールの機能を確認・共有する

　また、いくらオンラインコミュニケーションが増えたとはいえ、まだまだオンラインツールの理解度や経験値には個人差があります。参加者全員に対して、進行役が開始時に挙手やリアクション機能、チャットへの書き込み、画面や音声のオンオフなどの「操作確認」を一通り行うだけでも空気が変わります。

　これはただの確認作業ではなく、冒頭で同じ作業をすることで一体感を高め、「メンバー全員を傍観者から参加者になりやすくすること」が目的。

（4）リアクションのサインを決める

　手や体を使って表現する「OKサイン」「NGサイン」「拍手」「挙手」のような進行ルールを決めて、全員に共通認識を持ってもらうことも大切です。

　日本人の特徴でもありますが、「全員が同じことをやっているのだから、自分だけが悪目立ちすることはなさそう」というように、遠慮がちな人たちの「リアクションすることへの抵抗感」をなくすこともできます。

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■リアクションの強要はハラスメントにつながることも

　昨今、オンライン会議等が増えたことで、「オンラインハラスメント」というのも注目されています。たとえば「無理矢理リアクションを強要された」という声もよく聞きます。

　私自身、そもそも「コミュニケーションとは表現すること」と定義しているので、リアクションは必要不可欠だと思っています。それだけに、参加者が「強要された」と感じない形で活発なコミュニケーションを取れるように、配慮が必要になります。

　ハラスメントというのはオンラインに限らず、対面でも同じことが言えます。「オンラインだから」というのは本質的でないと考えています。私たちの発言や行為に対して、ハラスメントだと感じる人もいれば、感じない人もいます。大切なことはオンライン、オフラインに関わらず、「ハラスメントと感じさせないコミュニケーションや関係性」を相手と構築することではないでしょうか。

　今回ご紹介したポイントを実践する際も、やらせる、反応させるのではなく、「会議が長引いてしまわないように、タイムキーパーを決めておきましょう」「画面や音声に問題はないですか？」「気になることがあったら、話の途中でも気軽に挙手機能を使ってくださいね」といった呼びかけをするなど、「相手に寄り添う姿勢」をオンラインではより意識してみてください。

　ぜひ、一体感を会議の冒頭で作ることで、積極的な意見交換ができるよう心がけてみてくださいね。

■ 桑野 麻衣（くわの・まい）
　学習院大学卒業後、全日本空輸株式会社（ANA）に入社。グランドスタッフとして、最重要顧客DIAMOND会員専用カウンターのサービス責任者、教育訓練インストラクターなどを務め、7年間で100万人以上を超えるお客様サービスに携わる。オリエンタルランドへの出向、ジャパネットたかた、再春館製薬所グループ企業を経て独立。コミュニケーション、リーダーシップ、接遇マナー等のテーマで企業研修や講演を行い、これまでの受講者は3万人を超える。

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桑野氏の著書：
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