資料は"最初の3行"で決まる――AIが導いた、仕事ができる人の書き方

AIで800社以上、17万3000人以上のビジネスパーソンを分析してわかった事実――。それは、仕事ができる人は「小さな習慣」をコツコツと積み重ねているということです。どんな、小さな習慣なのか。

それは、「小さなムダ」を見逃さないということ。余計なことに時間を使わずに大事なことに集中できる環境を整えるからこそ誰よりも早く結果を出せます。この記事では、こうしたムダのなくし方を解説した『AI分析でわかった　仕事ができる人がやっている小さな習慣』(越川 慎司/アスコム)から一部を抜粋して紹介します。

今回のテーマは『伝わりにくい資料が劇的に変わる、最初の3行と最後の1行の書き方』。
○細かい文字がびっしり、10秒で読む気をなくす資料

真面目な人ほど、懇切丁寧な資料を作ってしまいがちです。

｢ちゃんと、細かいところまで説明しなければ｣という思いがアダとなって、かえって、｢わかりづらい資料｣を作ってしまうのです。

そんな資料では、1ページ目を見た瞬間に、相手は先を読む気を失います。

細かい文字がびっしりと詰まって｢え、これ読まなきゃいけないの?｣と、げんなりしますよね。単に読むだけではなく、大事なポイントを読み解き、自分の頭で整理するのはなかなかに疲れるものです。たとえるなら、どこに埋まっているかわからないお宝を探すようなものです。読むほうはイライラして、読もうとすることすらやめてしまうことになってしまいます。

パワーポイントの説明資料なら、先を聞く気がなくなって、まぶたがどんどん重くなる......。

資料の究極の目的は、｢作ること｣でも｢提出すること｣でもなく、｢見た人を思いどおりに動かすこと｣であると私は思っています。

見た人が、｢これはわかりにくい｣と思って、途中で興味をなくしたり、｢最後まで我慢して読んだけど、結局、何をしたらいいの?｣と思ったりするようでは、ただの紙くず資料になってしまいます。

そうならないためには、いったいどうしたらよいのでしょう。
○解決策

ちなみに、パワーポイントの説明資料について調べた結果、18%の意思決定者は、たったの10秒で｢これはわかりやすいプレゼン資料かどうか｣を判断するという結果が出ています。

勝負は最初の10秒!せいぜい、最初の3行です。

持ってまわった説明を続けて、最後の最後に結論がくる......と、そんな資料にお付き合いしてくれる人はまれだということです。できるだけシンプルな資料が望ましいのです。もっとも、47ページのでぶどり君のように1行だけは少なすぎるかもしれませんが......。

私も、とっとと結論を言いましょう。

｢読んだ人に動いてもらえる、わかりやすい資料｣にするためには、次の2点を意識してください。

●最初の3行に、要点や結論が書いてある。

●最後には、｢相手に求める行動｣が書かれている。

2つ目の｢求める行動｣については、さらに、｢それをやることで得られるベネフィット(利益や恩恵)｣があれば、動いてくれる確率はさらに高まります。

資料で、誰かを動かしたいというのであれば、ぜひ、この2つを心がけてみてください。

ポイントは｢要点｣｢結論｣｢相手に求める行動｣

○『AI分析でわかった　仕事ができる人がやっている小さな習慣』(越川 慎司/アスコム)

あなたの仕事には、多くのムダが潜んでいます。あなたの足を引っ張る、結果とは関係ないムダ仕事の数々。こうした仕事は、日々のルーティンに組み込まれていたり本人は「良かれ」と思ってやっているため、一見するとムダだと気づきにくいものです。私はこれらを「名もなきムダ仕事」と呼んでいます。こうした仕事は、実はちょっとした工夫でなくせます。それを習慣化し、積み重ねることが後々、大きな差につながるのです。AIで分析したところ、ムダな会議をなくす工夫で、1年で174時間削減。社内資料がすぐ見つかる工夫で、1年で118時間を削減できます。自分で使える時間が増えれば、スキルアップにあてることもできますし思い切ってリフレッシュして、気力体力を充実されることもできます。ぜひ、本書で、「仕事ができる人」の第一歩を踏み出してください。