17万3000人のデータが示す、"ムダ仕事"を生むメールの正体

AIで800社以上、17万3000人以上のビジネスパーソンを分析してわかった事実――。それは、仕事ができる人は「小さな習慣」をコツコツと積み重ねているということです。どんな、小さな習慣なのか。

それは、「小さなムダ」を見逃さないということ。余計なことに時間を使わずに大事なことに集中できる環境を整えるからこそ誰よりも早く結果を出せます。この記事では、こうしたムダのなくし方を解説した『AI分析でわかった　仕事ができる人がやっている小さな習慣』(越川 慎司/アスコム)から一部を抜粋して紹介します。

今回のテーマは『｢メール、見てますか?｣という、世界一ムダなメール』。
○｢メール、見てますか?｣という、世界一ムダなメール

メール、チャットにまつわる作業は、仕事全体の9%を占めています。みなさんも｢メールチェックに時間を取られすぎて、本来の業務にまで手が回らない｣という悩み、心あたりがあると思います。まさに、｢名もなきムダ仕事｣の宝庫と言っていいでしょう。

たとえば、｢○月○日に送ったメール、見てくれていますか?｣というメールは、世界一ムダなメールだと思っています。

音沙汰がないために、ちゃんと読んでもらえたかどうか不安になり、このようなムダが発生してしまうわけですが、メールの弱点は相手の状態がわからないこと。外出中なのか、休暇中なのか、会議中なのかわからないのです。幸いなことに、今や56%の企業が社内メールからチャットへと移行をして、相手のプレゼンス(状況)がわかるようになりました。

すると今度は、｢メール時代の長文のクセ｣が抜けない人がいたり、テーマごとに細分化されたチャットなのに、関係ない書き込みを延々としてくる人がいたり、チャットの会話が外部にダダ漏れになったりと、あらたな問題が湧き上がってきました。

メールに関する悩みあるあるでとくに多いのが、過去の関連メールを探す作業。また、大量に届く自分の仕事とあまり関係のないメールの捌き方に苦心している方も多いと思います。

○『AI分析でわかった　仕事ができる人がやっている小さな習慣』(越川 慎司/アスコム)

あなたの仕事には、多くのムダが潜んでいます。あなたの足を引っ張る、結果とは関係ないムダ仕事の数々。こうした仕事は、日々のルーティンに組み込まれていたり本人は「良かれ」と思ってやっているため、一見するとムダだと気づきにくいものです。私はこれらを「名もなきムダ仕事」と呼んでいます。こうした仕事は、実はちょっとした工夫でなくせます。それを習慣化し、積み重ねることが後々、大きな差につながるのです。AIで分析したところ、ムダな会議をなくす工夫で、1年で174時間削減。社内資料がすぐ見つかる工夫で、1年で118時間を削減できます。自分で使える時間が増えれば、スキルアップにあてることもできますし思い切ってリフレッシュして、気力体力を充実されることもできます。ぜひ、本書で、「仕事ができる人」の第一歩を踏み出してください。