【4月！決めるスタートダッシュ】社会人なら覚えたい「PDCA」サイクル

4月になり、新しく社会人になったり、新しい部署で働いたりしている人も多いだろう。また新年度を期して「心機一転」、仕事に打ち込もうと気持ちを新たにした人もいるに違いない。そんな人のために、【4月！ 決めるスタートダッシュ】というテーマで、今月は仕事に役立ちそうな本を随時紹介していきたい。会社に入ったフレッシュマンは、これから「PDCA」という耳慣れない言葉をしばしば聞くだろう。「PDCA」とは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取った業務改善のためのフレームワークだ。このサイクルをうまく回すことで、業績を上げることができるとされる。しかし、実際には「P（計画）とD（実行）はできるけど、C（評価）とA（改善）がうまくできないからPDCAが回らない」という意見もある。本書「高速PDCA見るだけノート」は、どうやってこのサイクルをうまく回し、「短時間で劇的な成果を上げるスピード仕事術がゼロから身につく！」と、うたった本である。「高速PDCA見るだけノート」（川原慎也監修）宝島社P（計画）で9割が決まる監修者の川原慎也さんは、みなとみらいコンサルティング代表取締役。米国自動車メーカーに勤めた後、国内大手コンサルティング会社に入社。中堅、大手企業を対象にコンサルティングに従事した。2012年に出版した「これだけ！PDCA」（すばる舎リンケージ）が17万部のヒットになったのをきっかけに、PDCAを導入・推進するコンサルティングを多く手掛ける。著書・監修書に「12か月成果を出し続けるPDCA手帳術」「マンガでやさしくわかるPDCA」（ともに日本能率協会マネジメントセンター）などがある。最初に、PDCAがうまく回らない原因を挙げている。「高速で回っていない」「現状把握が間違っている」「目標設定が低すぎる」「問題を共有出来ていない」「忙しくて手が回らない」「長年の習慣を変えられない」など9つの原因とその対策について説明している。PDCAは最初のP（計画）で9割が決まる、というのが川原さんの主張だ。計画と目標との違い、勝てるイメージに仕上げる、「お客さまとの約束」から落とし込むなど、計画作りのポイントを挙げている。次がD（実行）だ。「見える化」するとPDCAは高速化する、何から実行すべきか優先順位を決める、コミュニケーションを円滑にしよう、生産性を最大化するために人材と時間を配分する、などが書かれている。うまく回らないのはC（評価）に問題川原さんは、PDCAがうまく回らない原因はC（評価）に問題があると見ている。アウトプットに時間がかかりすぎているというのだ。「実績系の数値を収集分析し、最終的にパワーポイントのようなプレゼンテーション資料として整えるのに丸1日、あるいはそれ以上の工数がかかってしまうようなケース」はないだろうか。「KPI（重要業績指標）といわれるプロセス系の数値になると、アウトプットどころか、もはやインプットすらもおぼつかないといったケースも少なくありません」そこから、「役職者が必要とするメッシュを細かく区切った結果系の数値を瞬時に見られるよう可視化」「インプットに課題のあるとされたKPIにおいてインプット時間を1日1～2分に簡素化」することを提案し、サイクルは円滑に回るようになったという。「第6章 有名企業に学ぶPDCAの成功事例」が具体的で参考になるだろう。たとえば、ソフトバンクの1日単位の高速PDCAだ。ソフトバンク3原則とは、「（1）思いついた計画は、可能な限りすべて同時に実行する（2）1日ごとの目標を決め、結果を毎日チェックして改善する（3）目標も結果も、数字で管理する」ことだ。これをPDCAに落とし込み、スピーディーなPDCAを実現し、同社は成長を続けているという。かつて業績不振に陥った無印良品の例も紹介している。2001年に38億円の赤字に転落したが、松井忠三氏が社長に就任すると、PDCAそのものというべき構造改革を進め、6年間で利益72億円まで回復した。松井氏が行ったのは「仮説を立て評価・改善を行う」ということだった。その一つが「紙の量（資料）を減らす」。会議に出す資料はA41枚というルールを決めた。当時は「紙をたくさん使う（資料をつくり込む）」という文化があり、資料づくりや会議が目的化し、時間や人的資源を無駄にしていたのだ。短い資料で検討もスピーディーに進み、新商品が素早く出るようになり、業績は回復した。「挨拶、欠品しない」をお客さまと約束スーパーの成城石井は、2006年に売り上げを伸ばしながらも、経営利益ベースでは前期比半減という状況に陥っていた。そこで成城石井がPDCAで取り組んだのは「挨拶、欠品しない」をお客さまとの約束として掲げた改善の徹底だった。挨拶に関しては定期的に調査したうえで、行動KPIの上がらない店舗に対してはC（評価）とA（改善）を徹底して求めた。また「欠品しない」という目標に関しては「〇〇までロスを出していい」と、P（計画）段階で具体的な指示を伝え、D（実行）を徹底した。「当たり前」の行動を従業員の主観任せにはせず、会社が細部まで定義して今日共有し、さらに評価・改善に本気で取り組む姿勢を見せたことで成功した例だという。PDCAは、会社や職場で取り組むものだが、個人的にも導入できるレームワークだ。語学の学習などに取り入れてみたらどうだろうか。「三日坊主」に終わらない仕組みを自分で作れるかもしれない。「高速PDCA見るだけノート」川原慎也監修宝島社1430円（税込）