｢いつ頃ご提出いただけますでしょうか｣はご法度…伝え方のプロが催促メールの最後に添える"気の利いた一言"

取引先への催促の連絡は気を使う。相手に不快感を与えない伝え方はあるのか。コミュニケーション講師の深谷百合子さんは「催促の目的は『遅れていることを指摘すること』ではなく、『相手に気持ちよく動いてもらうこと』だと意識するといい」という――。※本稿は、深谷百合子『「この型」を使って○○をわかりやすく説明してください。』（SBクリエイティブ）の一部を再編集したものです。■気を使う「催促の連絡」Q.1 「期限が過ぎても依頼した資料の提出がない」ため、催促の連絡をしてください取引先に依頼した資料が、期限が過ぎても提出されていません。あなたは催促の連絡をしようとしています。どのように連絡しますか。まずは実際に考えてみましょう。一度連絡した内容を、相手に再度連絡するケースはいろいろあります。重要な会議やイベントの開催が迫ってきたとき、資料の提出期限が迫ってきたとき、商談の予定日が近づいてきたときなどです。「うっかり忘れていた」「日にちを勘違いしていた」ということのないように、再確認の連絡をするのは大切ですよね。こうした再確認の連絡のなかで、最も気を使うのが「催促の連絡」ではないでしょうか。次のような催促は、相手を不快にさせてしまう可能性があります。相手を不快にさせてしまう催促の例先日お願いしました資料の件、提出期日が過ぎましたが、まだ届いていません。いつ頃ご提出いただけますでしょうか。■相手を立てながらこちらの要望を伝えるこのように直接的な表現で連絡してしまうと、相手は責められているように感じます。たとえ相手に非があったとしても、相手が不快な思いをしてしまったら、今後の関係性にも影響を及ぼしかねません。今後も良い関係を保てるよう、相手を立てながらこちらの要望を伝える工夫が必要です。そのときに使えるのが「用件→状況→要望→配慮」の型です。「用件→状況→要望→配慮」の型を使って催促の連絡をした例【用件】【再確認のお願い】□□に関する資料の件について先日お願いしました資料提出の件で、再確認のお願いです。【状況】○月○日の時点で、まだ届いていないようです。【要望】○月中に社内決裁を進めてまいりたく、○月△日までにご提出いただけると助かります。【配慮】なお、本メールと行き違いになっておりましたら、ご容赦くださいませ。お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。まずは何の用件なのかを伝えます。メールで送る場合は、件名でわかるようにしておきましょう。最初に伝えることで、相手に思い出してもらいます。■相手に配慮した表現で締めくくるその後、現在の状況を「事実」ベースで伝えます。ポイントは2つあります。1 主語を「受け取りたいもの」にする「（私は）まだ受け取っていない」「（あなたは）まだ送っていない」という表現より、「（資料が）まだ届いていないようです」のように、「受け取りたいもの」を主語にすると、相手を責めているような印象にならずにすみます。2 断定的な表現にしない「届いていない」というより、「届いていないようです」と推量の表現にすることで、催促のニュアンスが和らぎます。そのうえで、こちらの要望を「お願い」という形で明確に伝えます。最後に、行き違いになっている可能性も考慮して、相手に配慮した表現で締めくくります。催促の目的は「遅れていることを指摘すること」ではなく、「相手に気持ちよく動いてもらうこと」です。そのためにも、「相手の立場を尊重した言葉づかい」「お願いしたいこと」「相手を配慮したひと言」を意識して連絡しましょう。■「顔」「体温」を感じられる依頼Q.2 面識のない相手に「講演の依頼」をする連絡をしてください今まで連絡したことのない人に依頼をするのは、緊張するものです。関係性がまだできていない相手に依頼する場合には、こちらの伝えたい内容を伝える前に「なぜあなたなのか」という理由を説明する必要があります。事務的に感じられる依頼の例初めてメールを差し上げます。○○会社の□□と申します。このたび、当社の社内研修で講演をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。概要は下記のとおりです。ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。このままでも講演を依頼したいことは伝わります。言葉づかいも丁寧で、失礼な印象も与えません。ただ、これから関係を構築していこうとするのですから、依頼する側の「顔」や「体温」を感じられるほうが、相手に安心してもらえます。そんなときに使えるのが「用件→理由→依頼内容」の型です。■相手の不安を先に取り除く「用件→理由→依頼内容」の型を使って依頼した例初めてメールを差し上げます。○○会社の□□と申します。【用件】このたび、当社の社内研修で講演をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。【理由】△△様のご著書『○○○○○』を拝読し、「現場の声に寄り添ったリーダー育成」のお考えに深く共感しました。当社では現場力の強化を重点課題に掲げ、取り組みを進めております。そこで、△△様にご講演をお願いし、現場リーダーの指導力アップにつなげたいと思った次第です。【依頼内容】お願いしたい内容は下記のとおりです。※日時、場所、対象者などの情報と相手にお願いしたいことを整理して伝える。ポイントは「なぜあなたにお願いしたいのか」を自分の言葉で伝えることです。そのためには、相手のことを下調べしておく必要があります。面識のない人から依頼を受けた相手は、「なぜ自分なのか」「どこで自分のことを知ったのか」と不安に思うものです。その不安を先に取り除くことで、相手も心を開き、「この人の話なら聴いてみよう」と思ってくれるようになります。■「断られた経験」から学んだ私も面識のない会社へ取材の申し込みをすることがあります。その際には、「どこに興味があって取材したいと思ったのか」「取材で何を伝えたいのか」を具体的に伝えるようにしています。また、「相手が不安に思うこと」も最初の依頼の時点で伝えています。たとえば、「取材記事が掲載されるのは、どのような媒体なのか」「記事の内容を事前にチェックできるのか」「金銭のやりとりはあるのか」といった内容です。これは、取材を始めたころ、「断られた経験」から学んだことです。「あなたにお願いしたい」と思った理由をしっかり伝えておくと、「血の通った」やりとりになるように感じます。そして、実際に顔を合わせたときには、もう関係性ができている状態になっています。----------深谷 百合子（ふかや・ゆりこ）合同会社グーウェン代表大阪大学卒業後、ソニーグループ、シャープで技術者・管理職として工場の環境保全業務を行う。専門用語を噛み砕いて説明できることが評価され、工場の見学者に環境対策の説明や、テレビや新聞からの取材に対応する業務を任されるようになる。その後、中国国有企業に転職。100名を超える中国人部下の育成を任される。2020年独立。コミュニケーションをテーマに、各種メディアで活動中。----------（合同会社グーウェン代表 深谷 百合子）