｢この人､誰だっけ｣の推理タイムがなくなる…｢仕事がデキる人｣がやっている超スマートな名刺管理術

一度、名刺交換をした相手の名前が思い出せない……そんな経験はないだろうか。Googleが提供するAIリサーチアシスタント「NotebookLM」では、会議や商談の内容を整理するだけでなく、名刺と相手の情報を一括で管理することができる。新刊『最速で仕事の進め方が激変する Google NotebookLM 徹底活用術』（日本実業出版社）から、そのやり方を紹介しよう――。■「やりっぱなし会議」をなくすNotebookLMに会議のログ（音声データ、資料、チャット記録など）をまとめて取り込むだけで、まるで"完璧な記憶力を持つ書記"に。会議や商談の内容を記録・整理し、タスクまで自動抽出してくれます。会議や商談のあとには、必ず「議事録作成」という業務が発生します。AIによる自動文字起こしで作成コストは下がりましたが、その議事録が次のアクションに直結していないのが実情です。原因は、議事録を「活用する仕組み」が欠けている点にあります。忘れてはいけないのは、会議も議事録も、あくまで手段だということです。「事業拡大」などの目的達成につながらない議事録は、単なる自己満足に過ぎません。重要なのは決定事項を確実に実行に移すことで、そのためには、議論の内容を「タスク」へと落とし込む工程が不可欠です。今まで人間が時間をかけていたこのタスク整理も、以下のような素材をNotebookLMにソースとして追加すれば、一瞬で完了します。要約からタスクリストの作成まで、すべて自動で行ってくれるのです。・会議の文字起こしデータ：ZoomやGoogle Meetなどの文字起こし機能で生成されたテキスト・会議資料：アジェンダやPDFのプレゼンテーション資料など・チャット履歴：会議中に交わされたテキストでのやりとり・手書きメモ：スマホで撮影した画像でOK■タスクの洗い出しと振り分けも一瞬で完了ただし、WordやExcelのデータは、現時点においてNotebookLMに直接ソースにできません。まずはGoogleドライブに保存し、Googleドキュメント・スプレッドシート形式に変換する必要があります。変換する手順は、ウェブ版GoogleドライブでWord、もしくはExcelのデータを開き、次のように［ファイル］→［Googleドキュメント／Googleスプレッドシートとして保存］を選びます。ACO（アーカイブコンテンツ最適化）をスムーズに行うためにも、以降はなるべくGoogleドキュメントやスプレッドシートにログを残していくようにルールを変えるのをおすすめします。すべての情報を取り込んだら、あとはNotebookLMに指示を出すだけです。では、本日からすぐに使えるプロンプトの例を紹介しましょう。プロンプト例（1）議事録の要約を作成まずは、会議後に必要になる議事録の要約を作成するプロンプトを紹介します。プロンプト例今日の定例会議の議事録を作成してください。特に、決定事項、懸案事項、主要な議論のポイントをそれぞれ3点にまとめてください。こうして瞬時に要約された議事録が完成します。プロンプト例（2）タスク・責任者・期限を明確化続いて、会議で決定した「タスク」を抽出し、責任者と期限を明確化するプロンプトです。プロンプト例この会議の議事録から、発生したタスクをすべて洗い出してください。それぞれのタスクについて、担当者と期限を明記したリスト形式で出力してください。これで会議中に決定した「次にやること」を見逃しません。「タスク」が決まっても実行しなければまったく意味がないので、責任者や期限を決定するくせをつけましょう。■NotebookLMで市議会の様子を可視化する会議といえば、YouTubeで「議会の様子」をアーカイブとしてアップロードしている市町村もあります。ところが、ほとんどの動画はうまく活用されているとは言えません。長時間に及ぶ議会の様子が撮影された動画が何十、何百とあっても、すべてを閲覧する人は少ないでしょう。そんな中、鹿児島県霧島市の山口ひとみ議員は新しい試みをされています。ご自身の議会での発言をNotebookLMに集約し、そのノートブックを開放しています。つまり、市民がこのノートブックで質問することで、山口議員の発言をいつでも自由に確認できるのです。議会の様子を記録として残すだけでなく、AIを介して議会を可視化し、新しい価値へと転換している好例だと言えるでしょう。■名刺をスマホで撮影して貼り付ける名刺交換をしたものの、あとでどんな話をしたか思い出せない……。そんな悩みをNotebookLMで解決しましょう。バラバラな人脈情報を一元管理することで面談準備の時間を劇的に短縮し、貴重なビジネスチャンスを逃しません。机の引き出しに眠る大量の名刺は、うまく活用されているでしょうか？ 「顔も名前も覚えているはずなのに、それらが一致しない」「何を話したか思い出せない」といったことはよくあります。数か月ぶりに再会した相手から「その節はどうも」と笑顔で挨拶され、冷や汗をかきながら探りを入れて名前を聞き出す……。そんな苦い経験は、多くのビジネスパーソンにとって他人事ではないでしょう。この「記憶の曖昧さ」による機会損失を防ぐのが、NotebookLMを活用した人脈管理術です。方法は、Googleドキュメントの「タブ機能」を活用し、ひとりひとりの情報を整理するというものです。いただいた名刺はすぐにスマートフォンで撮影してドキュメント内に貼りつけます。そして、記憶が鮮明なうちに、会話の内容を同じタブ内にテキストとしてメモすることが大切です。■「交流会」単位でまとめておくと便利名刺管理には、次のようなデータが活用できます。・名刺：スマートフォンで撮影して画像データ化・会話メモ：面談直後にテキスト入力・相手の写真：可能なら一緒に撮影してデータ化・音声ログ：会話の録音データを文字起こししてテキスト化なお、相手の写真を撮ったり、会話を録音したりする際は、必ず許可をとりましょう。「記憶力がよくないので記録に残しておきたい」「いつも会話を自動文字起こしでメモしている」と伝えれば、拒否されることは少ないはずです。もし、参加者が数十名に及ぶ異業種交流会やイベントが多い場合は、タブを「人単位」ではなく「交流会単位」で作成し、まとめて管理するのも効果的です。■面談前のタクシーで相手の情報を復習これまでは、名刺は手元にあるものの、誰とどんな話をしたか思い出せず、クライアントとの面談前に過去のやりとりを探し回る必要がありました。NotebookLMでの名刺管理術を取り入れたことで一元管理されれば、面談前のタクシー内で相手のことを復習できます。プロンプト例（1）会話内容を正確に思い出す「どんな話をしたか？」を覚えていることは、コミュニケーション上大切なことです。そこで会話内容を知りたいときは、次のように聞いてみてください。プロンプト例ウェルカムデンタルクリニックの山﨑先生とは、どんな話をしましたか？このように、特定の人物について質問するだけで、AIは関連するドキュメントから情報を即座に探し出し、会話の要点をまとめて回答してくれます。■「誰に相談すればいい？」を相談できるプロンプト例（2）相性のいい参加者を提案してもらうさらに、NotebookLMは過去の会話データや参加者の属性データをもとに、特定のプロジェクトに対して「誰と組めば成功確率が上がるか」をシミュレーションしてくれます。例えば、ある特定の商品開発やリブランディングを考えている際、誰を巻き込めば化学反応が起きるかを予測してもらうプロンプト例は次のとおりです。プロンプト例今度、時光佐和さんに当社のビジネス手帳を50代女性をターゲットにした「ライフログ手帳」としてリブランディングを依頼しようと考えています。呼ぶと相乗効果がありそうな方を異業種交流会の名刺交換リストの中から3名ピックアップして、その理由も教えてください。実際にこのプロンプトを入力すると、交流会のメンバーデータの中から候補を提案し、マッチング理由まで解説してくれました。NotebookLMとGoogleドキュメントを連携させた「次世代の名刺管理術」は、従来の「名刺管理」を超えたものだと言えるでしょう。この方法はまさにACO（アーカイブコンテンツ最適化）の基本です。記憶の曖昧さに悩まされることなく、新たなビジネスチャンスを能動的に創出していってください。----------ヨス（よす）ブロガー、ライタータイムパフォーマンスを高める時間最適化の専門家。病気をきっかけに始めた「人生の効率化」をテーマにした個人ブログが月に100万回読まれる人気ブログに。ライター塾を主宰するほか、AI×パソコン効率化の講座や企業向けAI導入研修を展開し、YouTubeでも発信中。著者に『ブログ術大全』（日本実業出版社）、『光速パソコン仕事術」（KADOKAWA）など。--------------------松山 将三郎（まつやま・しょうざぶろう）ITコンサルタント岡山大学教育学部（臨床心理学）卒。AI導入リスキリング支援を行うほか、東京と地方を結ぶIT・AIコンサルとして勉強会を多数開催。「みんなのAI実践塾」主宰。パソコン講師歴25年。--------------------染谷 昌利（そめや・まさとし）インターネットマーケティングアドバイザー会社員時代からさまざまな副業に取り組み、2009年にインターネット集客や収益化の専門家として独立。インターネットメディアの運営のほか、コミュニティ運営、書籍の執筆・プロデュース、YouTube活用サポート、企業や地方自治体の広報アドバイザー、講演活動など、複数の業務に取り組む。著書・監修書に『ポートフォリオ型キャリアの作り方』など54作（2025年12月現在）。----------（ブロガー、ライター ヨス、ITコンサルタント 松山 将三郎、インターネットマーケティングアドバイザー 染谷 昌利）