2つのフォルダに入れたいファイル、どう整理する？ - iPhoneユーザーのためのMacのトリセツ

○A：ファイルを複製する方法のほか、「エイリアス」を使う方法も紹介します

本連載の前回記事で、書類をフォルダに分けて整理する方法を紹介しました。自分でルールを決めてフォルダを作り、使いやすいように分類すればいいのですが、どうもうまくいかないなと感じることもあります。
○2つのフォルダに関連するファイル、どう整理する？

こんなケースを想定してみてください。経理の書類は1つのフォルダにまとめておきたいとします。そして人材採用の業務と新製品発売の業務でフォルダを分けているのですが、どちらの業務にも経理の書類があります。この場合、どのように整理すると使いやすいでしょうか。

人材採用に関連する経理の書類であれば、書類を複製して「人材採用」フォルダと「経理」フォルダの両方に入れておけばいいかもしれません。それも、1つの方法です。

完成して今後は一切編集しない書類であればこの方法でいいのですが、編集する必要が生じるとちょっと困ります。一方を編集しても、もう一方はそのままなので、2つの書類の内容が異なることになってしまいます。

もちろん、一方を編集した後でまた複製し、もう一方を入れ替えれば解決しますが、面倒ですし忘れてしまいがちです。
何か良い方法はないでしょうか。
○エイリアスを活用すればファイル自体は1つだけ

このような場合に役立つのがエイリアスです。ファイルそのものは1つだけで、そのファイルへのリンクを表すアイコンとして「エイリアス」を使うことができます。
ちなみにWindowsパソコンでは「ショートカットアイコン」という名前で同様の機能があります。

エイリアスは、アイコンの左下に小さい矢印が付いているのが目印です。

どちらに元のファイルを置いて、どちらにエイリアスを置くかは、特に決まりはありません。また、エイリアスはいくつでも作ることができます。

ここまではファイルのエイリアスを作って整理する方法を紹介してきましたが、フォルダのエイリアスを作ることもできます。ファイルと同様にフォルダのエイリアスも、ダブルクリックすると元のフォルダが開きます。
また、エイリアスをゴミ箱に移動して削除しても、元のファイルやフォルダは削除されません。

【今回の余談】
人材採用の書類でもあり経理の書類でもある、というようなファイルを整理するのに役立つ方法として、次回はタグの機能を紹介します。
それでは次回も、よろしくお願いします。

小山香織 ライター、インタビュアー、翻訳者、トレーナー。Apple 製品やビジネス系アプリケーションなどに関する著書多数。近著に『iPadマスターブック 2024-2025 iPadOS 17対応』（マイナビ出版）。マイナビニュースでは連載「iPhoneユーザーのためのMacのトリセツ」のほか、インタビューや取材記事を執筆。 この著者の記事一覧はこちら