仕事効率をアップする「Word」の便利な使い方

　仕事で使うソフトの代表格といえばMicrosoft Officeに含まれるワードプロセッサソフトのWord。非常に高機能なソフトなのだが、残念ながら使いこなすにはある程度の知識が必要だ。本稿では、今日からでも使える、仕事の効率をアップさせること間違いなしのTipsを紹介しよう。

●Wordでの文書作成に役立つTips
　まずはWordでの文書作成で役立つTipsを紹介したい。
●ちょっとだけページからはみ出たら圧縮機能で調節
　Wordで作成した文書を印刷しようとしたところ、ちょっとだけページからはみ出してしまったという経験はないだろうか。自分でフォントサイズを全体的に小さくしても良いのだが、そんなときに役立つ機能がWordには実装されている。それが「1ページ分圧縮」だ。
　この機能を利用するには、クイックアクセスバーの右端の下向き矢印をクリックし、「その他のコマンド」を選ぶ。そしてコマンドの選択からすべてのコマンドを選び、「1ページ分圧縮」を追加する。
　すると、クイックアクセスバーに「1ページ部分圧縮」が表示されるのでこれをクリックするだけだ。
●文書の更新点は比較機能でチェック
　ほかの人にWordの文書を手直ししてもらったものの、履歴が記録されておらずどこが変更されたのかわからないことがある。そんなときはWordの文書比較機能を利用しよう。
　まずは片方のファイルを開き、「校閲」タブの「比較」から「比較」を選ぶ。そして、変更前後のファイルを選ぶことで差分が表示されるのだ。
　変更された場所だけ知りたい場合は「校閲」タブの「変更履歴」を「シンプルな変更履歴/コメント」に、変更内容まで知りたいなら「すべての変更履歴/コメント」を選ぼう。
●わからない言葉は辞書機能で調べよう
　ほかの人が作成したWord文書中にわからない言葉があったら、Wordの機能で調べられる。調べたい単語を選択し、右クリックのメニューから「スマート検索」を選ぶだけだ。画像やWeb上の検索が同時にできるのがメリットだが、すべての単語の意味が出てくるとは限らない点には注意してほしい。
●スクリーンショットは直接挿入できる
　パソコンの画面を使って解説をしたい場合にスクリーンショットを利用することがあるが、別途スクリーンショットを撮影して挿入せずともWordには直接挿入する機能が用意されている。
　「挿入」タブから「スクリーンショット」を選ぶことで、過去に撮影したスクリーンショットから選択して挿入できる上に、その場で範囲指定をしてスクリーンショットを撮影し、挿入することも可能だ。スクリーンショットを使った文書をよく作成する人はぜひ使ってみてほしい。
●Wordでの文書チェックに役立つTips
　文書は作成も大事だがチェックも重要。Wordを活用して文書チェックを効率化するTipsを紹介しよう。
●Microsoft エディターは日本語の文法チェックも可能
　Microsoftエディターは文法チェックやスペルチェックをおこなってくれるツール。日本語でも利用でき、表記揺れなどさまざまな観点で文書のチェックを自動でおこなうことができる。このMicrosoftエディターはブラウザ上での文書作成にも利用できるため、メール作成などさまざまな場面で役に立つ。有効にしておくと役に立つこともあるだろう。
●イマーシブリーダーで文章をチェックしやすい表示に
　文章チェック時に利用したいのが「イマーシブリーダー」。これは背景色や行間、表示幅などを変更したり、カーソル付近の数行を強調表示したりすることにより、文書を読みやすい表示に変える機能だ。
　特にカーソル付近数行の強調表示は、疲れてくると漫然と見ることになりがちな文書チェックに対し、集中力を持って取り組むことにつながる。
●読み上げ機能で最終チェック
　自分で作成した文書はいくら目で見ても間違いが発見できないことが多い。そんなときに利用したいのが前述のイマーシブリーダーで利用できる読み上げ機能だ。これは文書を機械音声で読み上げてくれる機能であり、完璧ではないものの、ある程度正確な日本語の読み上げができる。耳で聞いてみると目では見つけられなかった間違いに気づくことがあるため、最後の仕上げとして活用したい。
●Wordを使いこなせば仕事の質もスピードもアップ
　Wordはさまざまな職種で広く利用されているアプリであり、これを使いこなせれば、仕事の質やスピードを全体的に底上げすることにつながる。文書を作成することが苦手な人こそWordの機能を活用することをおすすめしたい。
　Wordにはこの記事で紹介しきれなかった機能が多数搭載されているため、少しずつでも探求してみると面白いかもしれない。（ライター・ハウザー）
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