ITツールを使いこなしているのは4人に1人だけ…若手社員を苦しめる"アナログおじさん介護"という不公平

仕事を効率よく進めるには、どうすればいいのか。『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』（アスコム）を書いた越川慎司さんは「ベテラン社員からのITツールに関する質問は、思っている以上に負担が大きい。安易に引き受けると残業が増えてしまう。もし次に尋ねられたら、試してほしい切り返し方がある」という――。（第4回）
※本稿は、越川慎司『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』（アスコム）の一部を再編集したものです。
■ITツールを使いこなしているのは4人に1人
本書で、「1.2万人を調査したところ、仕事でITツールを使いこなしている人は、全体のたった24.3％であることがわかった」とお伝えしました。
たとえば、「社内メールで添付書類をやり取りするより、クラウドストレージサービスのOneDriveやGoogleドライブなどに1つのドキュメントを格納して、ドライブ内で編集履歴付きの共同編集をやったほうが便利ですよ」と伝えても、やっぱり、やり取りはメール添付を使って、その資料は、マイドキュメントとかデスクトップに置いてしまう人が多いんですね。
仮に何かしらのシステムを導入しても使い方がわからなければ、真価を発揮できないわけです。導入してからが本当のスタートなのに、これではまるで導入がゴールのようです。
いったいなぜ、残り4分の3の社員は、せっかく導入されたITツールを活用しないのでしょうか？
答えは簡単です。多くの人は「使い慣れたものをずっと使っていたい」からです。使い慣れた古い機能と、使い慣れない新しい機能のどっちも使ってもよいなら、よほど腑に落ちないかぎりは、古い機能のほうを使います。そのほうがラクなのですから、道理ですね。
その多少の使いづらさに慣れることを拒否して、新しいものにシフトしないでいると、どんどん時代遅れになって、周りからおいていかれてしまいます。
■「効率が上がる」と言われても…
あなたが、新しいITツールを社内に定着させなければならない立場だとしたら、いったい、どうやってそれを普及させればよいのでしょう？　あなたがいくら、「新しいこのツールを使えば、業務効率がアップします」と、訴えても、なかなか使ってくれる人が増えないとき。いったいどうすればよいのでしょうか？
人は、他人から「やらされている」「命令されている」と思うと、その物事に積極的に取り組めません。ましてや、今までの慣れたやり方を否定されているのであれば、なおさらです。
説明する当事者はつい「私（あるいは会社）」を主語にして話しがちです。「実際にツールを使う人」が主語になっていないのです。
使う人にとっての「自分ごと」にするうえで大事なのは「目標」と「指針」の2つ。ツールの導入一つとっても、単なる効率化だけではない目的があるはずです。
たとえば、部署の「売り上げアップ」というゴールに対して、ツールの導入でどれくらいの経費削減ができるか、という目標を掲げます。そのために全員がツールを使うという指針を示して、ツールに消極的なベテラン社員も巻き込んでいきましょう。
■ベテラン社員「悪いんだけど、これどうやったらいいの」
もし、ツールの導入に反対であれば、目標達成のための対案を出してもらうのも手です。それができないのであれば、ツールの活用に同意ということになります。
人は、自分で決めたこと（あるいは自分も参加のうえで決定したこと）については、自律的に取り組むようになります。ツール導入一つとっても、チームで取り組むのがいいです。そして、業務がどれだけ効率化されたか、後日検証するミーティングを設けるのも手です。検証結果を数字で表現できれば、抵抗勢力を説得できます。
一方で、新しいITツールが導入されると、社内のそこかしこで見られる光景があります。
それは、ITが苦手な年配社員が、若い社員の席に行って、「悪いんだけど、これ、どうやったらいいのか教えてくれないかな」と言っている……と、そんな光景です。
説明会で、「わからなければ、格納されているマニュアルを見てください。それでもわからなければ、聞いてください」とは言われています。
でも、システム部門が作ったマニュアルは、数カ月に1回しか使わないような細かい機能まで説明してあるため結構な量で、知りたいことがどこに書いてあるか探すのが面倒。それに、システム部門の人に質問すると、「マニュアルのここに書いてあります」と言われたり、説明してくれたとしても、専門用語を使われて、どうもわかりにくかったりします。それに、なんとなく、「こんなこともわからないの」という空気を感じて、ちょっと悔しい。
■“先輩の手助け”で仕事が増える
それで、同じ部門で、自分が個人的によく知っていて、話を聞きやすい若い後輩や部下に手っ取り早く聞いてしまうわけです。しかも、こういう人は、1回聞いただけではなかなか覚えてくれず、何度も同じ話をする羽目に。「この人、記憶喪失なのかな……」とぼやきたくなる若手社員の気持ち、わかります。
急ぎでやらなければならない仕事があるときにかぎってやってきて、簡単に説明しても、なかなか理解してもらえない。かと言って相手は先輩社員なので、冷たくあしらうわけにもいかず……。手取り足取り教えなければならないことも多く、「教えるよりは速いか」と考えて、「じゃあ、やっておきますよ」なんて、仕事を引き受けてしまう羽目になることもあったりして……。
これでは、まるでボランティアです。先輩社員のために、自分の残業時間が増えてしまいます。
私は、この現象は、ある程度、仕方のないことだと思っています。ベテラン社員の行動を止めるのも現実的には難しいでしょう。
ただし、そこに、「win＆winの精神を導入するべき」というのが、私のオススメする解決策です。そうすれば、ベテラン社員への説明の時間が「ムダ」ではなくなります。
■「教える代わりに、一緒に考えてもらってもいいですか」
先輩社員が「悪いんだけど、ここ教えてよ」と言ってきたら、「いいですよ、その代わり、この提案書のこの部分のコメント、一緒に考えてもらってもいいですか？」とそんなイメージ。
先輩社員には、先輩社員の得意な仕事があります。不得意なITの部分を教えてあげる（あるいは、やってあげる）代わりに、先輩の得意分野でお返しをいただくのです。
実はこの、先輩に教える代わりに、先輩からも見返りをいただくという現象は、実際にすごく増えているのです。
ベテラン社員としても、自分が「お返し」をしなくてはならないとなれば、もう少しだけ真剣に聞いてくれます。「またあとで聞けばいいや」とたかをくくっているから、簡単に忘れるのです。
えっ？　「○○さんには、見返りとして助けてもらうような得意な仕事はない」ですって？
それなら、「教える代わりにランチ、おごってくださいね」でもよしとしましょうか。それだけでも、あなたの「ボランティア感」は薄くなりますし、相手も、「タダでは教えてくれない」という印象が残って、自分で調べるようになるかもしれません。
■「ショートカットキー」の覚えすぎはムダ
「ショートカットキーをうまく使って、仕事の効率アップを図ろう！」
そんな言葉を聞いたことはありませんか。いっとき、アウトルックのショートカットキーの活用が流行って、それをテーマにした本も出ました。
でも、私が1万2000人の行動実験を分析した結果わかったことは、「ショートカットキーにハマって、仕事の効率がアップした人はあまりいない」ということです。
そうですね。ショートカットをたくさん覚えて仕事が速くなった方の比率はせいぜい2割くらいでしょうか。別にショートカットキー自体を否定するわけではありません。上手に使いこなせばいいのですが、めったに使わないキーを無理やり覚えても、いざというときに役に立たず混乱を招いてしまいます。
要は、やみくもに、なんでもかんでもショートカットキーを覚えても作業効率は上がらないということです。
あなたの仕事がよほど特殊なものでないかぎり、使って役に立つショートカットキーは、せいぜい10種類ではないでしょうか。はっきり言って、必要のないものは覚えても意味がありません。
■「Teams」なら10個で十分
ショートカットキーの本には、それこそ、200個くらいのショートカットキーが載っているかもしれませんが、全部覚える必要なんてサラサラありません。
本の著者の意図も、「これだけあるなかから、あなたが仕事でよく使うものを選んで使ってくださいね」ということのはず。
ヘタにたくさん覚えて、「えーと、どのキーだっけ」となったり、めったに使わない機能をわざわざ調べて使ったりしてしまうから、仕事の効率アップにならないのです。
解決策として、1万2000人の行動実験を分析した結果わかった、「時短を実現したTeamsショートカットキー10選」を効率アップのサンプルとして一覧にいたしました。参考にしていただければ幸いです。

----------

越川 慎司（こしかわ・しんじ）

クロスリバー代表

元マイクロソフト役員。国内および外資系通信会社に勤務し、2005年に米マイクロソフト本社に入社。2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・完全リモートワーク・複業を実践、800社以上の働き方改革の実行支援やオンライン研修を提供。オンライン講座は約6万人が受講し、満足度は98％を超える。著書に『AI分析でわかったトップ5％リーダーの習慣』、『AI分析でわかったトップ5％社員の習慣』（共にディスカヴァー・トゥエンティワン）、近著に『29歳の教科書』（プレジデント社）がある。

----------

（クロスリバー代表 越川 慎司）