だから｢メールは即レス｣を信じてはいけない…真面目な人ほど｢仕事が中途半端｣になる皮肉なメカニズム

どうやれば効率よく仕事を進められるのか。臨床心理士の中島美鈴さんは「時間管理を妨げているのは、能力不足ではなく考え方だ。まずは、時間に支配される『すべき思考』からの脱却を始めるべきだ」という――。（第3回）
※本稿は、中島美鈴『なぜあの人は時間を守れないのか』（PHP新書）の一部を再編集したものです。
■“～すべき思考”が時間管理を妨げる
みなさんは、試験勉強前や大事なプレゼンの前、時間の許す限りの完璧な準備をして臨もうとするタイプですか？「もっと手を抜いていい」とか「がんばりすぎ」などと言われたことがありますか？
いざ本番を迎え、「なんだ、ここまで完璧に備える必要はなかった」なんて期待外れの結果を味わったことがありますか？　これらはすべて「すべき思考」を持つ人の特徴です。たとえば、「納期までに絶対に完璧に仕上げるべき」「上司に頼まれた仕事は、どんなに忙しくても断ってはいけない」「部下にはいつも余裕のある姿を見せるべき」。
こうした考え方は、一見どれも立派です。しかし、ビジネスの現場では、こうした“正しすぎる思考”が、かえって時間管理の妨げになることがあります。このように、「～すべき」「～しなければならない」と自分を縛る考え方を、認知行動療法では「すべき思考」と呼びます。いわゆる完璧主義です。
ある広告会社に勤めるフジタさんは、どんな仕事も丁寧にこなす真面目な社員です。彼女の頭の中には常にこんな信念があります。「クライアントの要望にはどんなに遅い時間でも即レスポンスすべき」「頼まれたら、まず“できます”と言うべき」。
その結果、スケジュールはいつもぎっしり。朝から晩まで予定が詰まり、夜遅くまで残業。自分のtodoリストを眺めながら、「今日も全部終わらなかった」と自己嫌悪に陥っています。
■真面目な人ほど仕事が中途半端になるワケ
フジタさんは決して怠けているわけではありません。むしろ責任感が強く、誠実です。それでもなぜ毎日が追われるように過ぎていくのでしょうか。
理由はシンプルです。「～すべき」という思考が、優先順位を狂わせてしまうからです。「断ってはいけない」「中途半端なまま提出してはいけない」と思うあまり、本来後回しにしていい作業まで抱え込んでしまうのです。
すべき思考の特徴は、柔軟性のなさです。たとえば、フジタさんが「上司からの依頼は、どんなに忙しくてもすぐ対応すべき」と思い込んでいたとします。この思考が強いと、すでに進行中の重要案件を中断してでも上司の依頼に取りかかってしまいます。結果、両方の仕事が中途半端になり、納期直前にいつもバタバタと焦って混乱するのです。
「今はどちらを優先すべきか？」と考えられればいいのですが、「すべき思考」に支配されていると、判断より義務が優先になってしまうのです。つまり、時間を「使う」のではなく、時間に「使われる」状態になるのです。もちろん、「納期は絶対に守るべき」――これはビジネスでは当然の原則です。
■todoリストが“義務リスト”に
ただ、この原則を“例外なきルール”として抱え込みすぎると、逆に時間を浪費してしまうことがあります。あるエンジニアのナカムラさんの例をご紹介しましょう。
仕様変更が多い案件で、完璧を求めすぎて修正を重ね、結果的にリリースが遅れました。彼の中では「完璧な状態で出すべき」「ミスをしてはいけない」という思いが強すぎたのです。途中経過を共有すれば、上司の判断で方向転換もできたはずですが、「未完成なものを見せてはいけない」と感じていました。
これも典型的な“すべき思考”です。時間を守るための完璧主義が、結果として時間を奪う。これは多くの職場で起こる矛盾です。
すべき思考に支配されると、人はtodoリストを“義務リスト”にしてしまいます。「やりたいこと」「成長につながること」よりも、「やるべきこと」にばかり時間を割くようになります。その結果、目の前のタスクは片付いても、心は疲弊し、やる気が低下していきます。
さらに厄介なのは、達成しても満足できないことです。「もっと早く終えるべきだった」「もっと質を上げるべきだった」と、どこまでいっても“完了”の感覚が得られません。これは自己効力感（やればできるという感覚）を下げ、慢性的な疲労と自己否定を招きます。
■完璧主義を抜け出す最短ルート
すべき思考から抜け出す第一歩は、「相談する勇気」を持つことです。「納期は絶対に守るべき」と抱え込み、すべて自分で処理しようとする人ほど相談をためらいます。しかし、現実には相談こそが最短ルートになることがあります。
たとえば、「このままではクオリティを落とすリスクがあるので、納期を数日延ばせないでしょうか？」「予算が少し増やせれば、外部の人を手配して納期に間に合います」。
こうした相談をすることは、決して“逃げ”ではありません。むしろ、プロジェクト全体を俯瞰し、最適なリソース配分を提案する“能動的な判断”です。「自分が全部やらなければならない」「相談したら弱いと思われる」という発想こそが、すべき思考の落とし穴です。現実を共有し、調整することで、結果的にクライアントやチーム全体の満足度も高まるのです。
もうひとつのポイントは、言葉のトーンを少し和らげることです。
「上司の依頼はすぐ対応すべき」→「上司の依頼にはなるべく早く対応したほうがいい」

「納期は絶対に守るべき」→「納期を守るために、調整を含めて進めたほうがいい」

「一人で責任を果たすべき」→「チームで分担したほうが効率的だ」

この小さな言い換えが、心の硬直をゆるめます。人は「～しなければならない」と思うと緊張し、「～したほうがいい」と思うと行動がしやすくなります。言葉の違いは、行動の柔軟性を生むのです。
■「メールの即レス」は必要ない
さらなるポイントは、例外を意識的に作ることです。たとえば、「メールは1時間以内に返信すべき」と言う人は、少し立ち止まって考えてみてください。「大事な作業中なら、2時間後でもいい」「集中タイム中は通知をオフにしていい」といった“例外ルール”を作るだけで、仕事の効率は格段に上がります。
例外を許すことは、怠けではありません。それは、自分の生産性と集中力を守るための戦略です。時間管理の本質は、すべてをこなすことではなく、本当に重要なことを選ぶことだからです。「すべき思考」は、誠実な人ほど強くなります。そして誠実な人ほど、「自分が守らなければ」と無意識に時間を犠牲にしてしまいます。
けれども、効率の良い働き方とは、「正しさをゆるめる力」を持つことです。「今日中に完璧に仕上げるべき」ではなく、「今日はここまでできれば十分」と区切ること。「すぐ返信すべき」ではなく、「今は集中したいから後で返信しよう」と決めること。そして何より、「納期が厳しいなら相談してもいい」「人を増やせば間に合うなら、それを提案していい」と思えること。
■子どもにコンビニ弁当を与えた妻に「え！」
時間の主導権を取り戻すのは、「すべき」を少しゆるめる勇気です。正しさをゆるめた先に、初めて本当の意味での「時間の自由」が生まれるのです。
完璧主義は、自分ではなかなか気づけないものです。自分では自分に課す基準のことを「やって当然」「できて当たり前」「普通はすべき」と思っているからです。ある男性は、専業主婦の非常にまめな母親に育てられ、いつも彩り豊かでおいしいお弁当を作ってもらっていました。その男性が父親になったときに、我が子にもお弁当を作ろうとしたとき、どうしても自分の母親が作ってくれていたお弁当が基準になっていました。
「お弁当と言ったら当然卵焼きが入っていて、緑や赤の色とりどりの野菜、手作りのメインディッシュが入っている」――そんなイメージが頭から離れないのです。妻は仕事が忙しく、我が子のお弁当をコンビニで購入してきました。それを見たときに思わず「え！」と否定するような声を上げてしまったのです。
妻はその声を敏感に感じとり、空気は冷たく凍りつきました。妻は「そんなにコンビニ弁当を持たせることを不憫に思うのなら、あなたが用意すればいいじゃない！」と叫びました。男性の無意識の完璧主義が露呈した瞬間でした。
■100点を目指すがゆえに起こる「先延ばし」
また、完璧主義の内容は、たいてい正しくていいことが多い点も気づきにくくなる一因です。「テストで100点を目指すことは、先生も親も推奨している」「仕事でミスが全くないことを会社全体で目指している」――だからこそ、「これはいいことだから」「みんなも期待しているし」「いい人、いい社員、いい親、いい上司であるために……」と完璧主義に陥ってしまうのです。
一方で、完璧主義は、物事に取り掛かる前の不安を強めます。「完璧にしなくては」というプレッシャーは、実際よりもタスクをとてつもなく難しいもののように感じさせてしまうのです。人は「手に負えないな」と思うと、不安を感じます。
コントロールできない感覚は、まるで得体の知れない魔物と戦うようなものです。その不安や恐怖の感情に耐えきれず、私たちは一時的に逃げます。これを心理学では「回避」と呼んでいます。
「とりあえず手に負えそうにないから、今日はやめておこう」「一旦先延ばしにしよう」といった具合です。

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中島 美鈴（なかしま・みすず）

臨床心理士

福岡県生まれ、臨床心理士。専門は認知行動療法。2020年、九州大学大学院人間環境学府博士後期課程修了。肥前精神医療センター、東京大学大学院総合文化研究科、福岡大学人文学部などでの勤務を経て、現在は九州大学大学院人間環境学府で学術協力研究員、肥前精神医療センター臨床研究部非常勤研究員。主な著書に『マンガで成功 自分の時間をとりもどす 時間管理大全』（主婦の友社）、『もしかして、私、大人のADHD？　認知行動療法で「生きづらさ」を解決する』（光文社新書）、『会社でいちいち傷つかない　認知行動療法が教える、心を守り成果を出すための考え方と行動』（日経BP）など。

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（臨床心理士 中島 美鈴）