これは8月25日午後5時45分に、同県が事務局を務める第9回世界お茶まつり実行委員会の委託により運営業務を行う委託先事業者が、イベント出展者にメールで一斉に資料送付を行う際、他の受信者が判別できない方法(BCC)で送信すべきところを、誤って全ての受信者のメールアドレスが表示される方法(To)で送信したというもの。
翌日8月26日午後に出展者説明会を開催予定で、事前に送付していた資料に間違いが見つかり、急遽、差し替えの資料を送付する必要が生じたため、委託先事業者は8月25日午後5時45分にメール送信を行っており、一斉メールの宛先に実行委員会事務局(県)が含まれていたため、8月25日午後5時50分頃にメールを確認した県職員が、宛先欄に複数のメールアドレスが表示されていることに気付き、発覚した。
漏えいしたのは、世界お茶まつり2025ワールドO-CHAマーケット出展者66者のうち、代表メールアドレス等の公開アドレスを除く個人メールアドレス34件。
委託先事業者では8月25日午後6時26分に、メール送信者全員に対しメールにて謝罪と当該メールの削除を依頼し、8月26日午前から個別に電話で謝罪を行うとともにメールの破棄を依頼、8月26日午後に開催した出展者説明会冒頭で参加者に対し事務局からも謝罪を行っている。
同県では委託先事業者に対し、下記の再発防止策を指導したとのこと。
・個人情報取扱特記事項を再度説明するとともに、従事する社員による取扱いを徹底するよう指導。
・個人情報が含まれるメール送信時のダブルチェックを徹底するなどの再発防止策を講じるよう指導するとともに、緊急の連絡事項が生じた場合であっても、複数人で対応できない時間外等にはメール送信を行わないことを徹底。