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気付かずに失敗してる!? ビジネスメール術

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内心、ドキッとしてしまった項目はありませんでしたか?

最近では仕事を依頼したりされたりするファーストコンタクトもまずはメールで……いう場合が多く、けっこうこれで失敗したことがあるという人も多いのではないだろうか。私自身も、そういえば電話応対などは新入社員時代にみっちり研修を受けた記憶があるのだが、メールはまったくの自己流で「まあ、こんな感じで大丈夫だろう」と自己流で送信しているのが実情だ。

そこで、周囲の人にもらって不快だったメール、感じがよかったメールなど、周囲のビジネスマンにメールでの事例をアンケートで聞いてみました!
まず、自分でTシャツや雑貨のデザイン会社を経営しているJさんの話で「へぇ〜っ」と思ったのが、就職を希望するメール。
「社名だけ変えて同じメールを何社にも送っているんだろうなぁ〜というモノには返信しません」とのことだった。あと、最も呆れたのが自分の連絡先が書いてあって「ぜひ1度お会いして、私の作品を見ていただきたいのでお電話ください」というメールだとか。これは「私のために、時間をつくって連絡をしろ」とものすごく失礼なことを言っているのに自分で気付いていない典型的な例かも!? でも私も内心、ドキッとしてしまったところがあるので気をつけなくては。あぁ、恐ろしい……。

さらに、某広告代理店で営業をしているHさんの話はかなり実践的で参考になった。「パソコンの画面で文章を読む場合、書面で読むよりも読解力が25%程度落ちる……というのはよく言われることですよね。なので、4〜5行程度でなるべく改行を入れるようにしたり、タイトルで用件がわかるようにする、用件はなるべくメールの最初に書くようにする、等を心がけてます。基本的なことですが」とのことだった。
また、外注スタッフをとりまとめて大きなプロジェクトを進めるときなど、メールはCCで必ず関係者全員に送るようにしたり(あとで言った、言わないなどのトラブルを防ぐため)、けっこうCC、BCCを駆使しているとのこと。

さらに、このHさんは対クライアント向けの心遣いとして「余談」をあなどれないポイントとして挙げていた。用件は「簡潔に、わかりやすく」がモットーだが、メールの末尾にさりげなく「最近、ご結婚されたそうですね。おめでとうございます!!」とか「出張で◯◯へいくことになりました。おいしい店とか知ってたら教えてください」などなど、ちょっとした余談で無味乾燥になりがちなメールのやりとりに「親しさ感」を出すようにしているとのこと。これは相手との関係にもよるだろうが、うーむ、見習うべきところはあるかも。

ということで自分的にはやや反省すべてき点が多かったこのビジネスメール術(BCCとか、使ったことなかったし……)。やっぱりメールといえ、気持ちがこもっているかいないかは相手に伝わってしまうものなんですね。これまでメールで大きな失敗をしたことはないと思っていたが、気付かずにチャンスを逃していることが実は結構あるのかも。まずはHさんに教わった「改行4行ルール」「タイトルのつけ方に工夫」あたりからがんばってみたいと思います……。
(へらくれす)

2007年4月3日 00時00分

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