SlackやChatwork…増え過ぎた連絡手段で逆に不便になってない？

皆さんは仕事やプライベートでどんな連絡手段を使っていますか？
プライベートではLINE、仕事ではメールやSlack・Chatworkを使っている方が多いのではないでしょうか。用途によって様々なツールが用意されているのはとても便利です。

しかし最近感じるのが、ツールの選択肢が増えすぎたことによって増えた管理の手間…つまり便利すぎるがゆえの不便さです。そこで今回はチャット・メール・電話など様々な連絡手段をより快適に使えるツールや方法を紹介していきます！

多様化するチャットを一括管理できるツール「Franz」

チャットサービスが多様化しすぎて、あまり使わないアプリの通知を見落としてしまう…
チャットでやり取りをする方なら経験したことがあるのではないでしょうか。

そんな方にオススメなのがメッセージアプリを統合する「Franz」というPC用アプリです。

Franzを使うとFacebookメッセンジャー・Chatwork・Slackといったビジネスの現場でよく使われるチャットサービスをひとつのアプリ上で確認することができます。
さらに対応しているのはチャットだけではありません。Gmailをはじめ、SkypeやGoogleハングアウトといった通話、TweetDeckでTwitterのDM・TrelloでToDoリストの期限の通知までもひとまとめにしてくれるのです。

様々な通知をまとめて表示してくれるので、特定のサービスだけ見落とす・返事のたびにツールを移動するといった手間を省いてくれます。



ひとつだけ残念なのは、日本で主流のLINEに対応していないところ。海外製のサービスなので致し方ありませんが、今後の対応に期待です。

お使いのPCにインストールし、使いたいサービスのアカウントにログインしていけば通知をまとめることができます。

https://meetfranz.com/

さらにChatworkのサービス連携のように、他サービスの通知をひとつのアプリにまとめるサービスも徐々に増えてきています。対応しているサービスはまだ限られていますが、今後Franzのようなサードパーティのアプリを使わずとも通知をまとめられるようになるかもしれません。

何度も入力する定型文はユーザー辞書へ登録！

チャットのご紹介をしてきましたが、ビジネスの現場ではまだまだメールが主流です。しかしメールで厄介なのが定型文の存在。チャットに比べてメールでは、挨拶を入れるのが普通になっています。

一度入力するのは大した時間ではありませんが、1日になんども繰り返すのであればユーザー辞書で効率化しましょう。

ユーザー辞書は簡単に言うと「よろ」と打ったら予測変換で「よろしくお願い申し上げます」と表示される設定のこと。「○○」と打ったら「△△△」と表示されるというルールを自分で作ることができます。

高度な使い方も考えられますが、まずはメールの定型文など「この文章、よく手打ちしてるな…」と感じるものをどんどんユーザー辞書に登録して手間を減らしていきましょう。

電話は記録して記憶違いを減らす

メールやチャットだけでなく、もちろん電話連絡も欠かせません。
最近は集中力が途切れる・会話の記録が残らないといった理由でビジネスでは敬遠されることもしばしば。集中力に関しては電話を取らない時間を決める・記録に関しては録音することで解決できます。

しかし電話の秘密録音は海外では禁止されているケースもあるほどデリケートな問題です。通話を録音をする際は必ず「言った言わないを回避するために録音させていただいてよろしいでしょうか」と一言断りをいれましょう。

iPhoneでは「TapeACall」というアプリを使って通話を録音することができます。無料アプリでは会話の冒頭60秒間のみなので、長い会話に使用する際は有料版を購入しましょう。価格は記事執筆時点（2018/11）で1,300円です。

しかしアプリでは録音ボタンを押す必要があり、録音し忘れのリスクがあるため、頻繁に録音したい方はBluetooth接続できるレコーダーの購入をオススメします。



ボイスレコーダーに比べると少々値は張りますが、接続している間は自動録音されるので安心です。

まとめ

当然ですがビジネスでもプライベートでも他者との連絡は欠かせません。ほんの少しの不便や改善の手間を面倒くさがらず、快適なコミュニケーションを取れるよう改善していきましょう。
（橋本ナオキ）