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社内チャットで仰々しい挨拶する人 LINE WORKS担当に対処法を聞く

社内チャットで仰々しい挨拶する人 LINE WORKS担当に対処法を聞く

多くの企業で社内SNSやチャットが活用されているが、何らかの問題があり、コミュニケーションを効率化するという本来の目的が達成されていないケースもある。そこで今回は、社内SNSやチャット導入後のよくある失敗への解決策を、LINEのビジネス版サービスであるLINE WORKSの担当者に聞いた。

社内SNSでよくある失敗4選と対処法


1.社員の中でもヘビーユーザーとそうでないユーザーとに分かれてしまう


利用者が偏ってしまうのは、よくある社内SNSの問題点として筆頭に挙げられる。

●ヘビーユーザーに広めてもらい、当たり前の空気感を作る
「この場合、ヘビーユーザーに社内のエバンジェリストになってもらい、周囲の人に広めてもらうのが一番です。SNSやチャットはコミュニケーションツールなので、必ずやりとりの相手が発生します。ある人が同僚と連絡を取るときに、積極的にSNSやチャットを使うようになれば、その同僚も自然と使うようになるでしょう。その人がまた別の人と連絡を取るときにも使うようになれば、浸透の輪が広がっていきます。この『浸透の輪』を同時多発的に複数の部署で発生させることができると、社内で『SNSやチャットでの連絡が当たり前』という空気感を醸成することができ、使うのを躊躇していた人も最後には重い腰を上げて使ってくれるようになるはずです」

2.社員のプライベートな雑談が入りすぎて、業務の話題が薄くなる


チャットである以上、気軽な雑談に移行しがちだ。どうしても「今朝、うちの犬が」「うちの子どもが」などの話が弾み、プライベートとの境目が分かりにくくなるものだ。

●業務専用のSNSやチャットを導入する
「LINEなど、個人のツールをそのまま使う場合は、プロフィールアイコンや名前、タイムラインなど、社員のプライベートが丸見えになり、業務には似つかわしくないというケースが出てくるようです。その場合の一番の解決策は、個人のツールと業務のツールは分けて、業務用に専用のSNSやチャットを導入すること。業務用であるということを社員に伝えることで、プライベートが入りすぎるということは通常は発生しなくなります」

●監査用に会話ログを取っていることを伝える
「社員に監査用に会話のログを取っているということを伝えることで、業務目的外の利用の抑止力になります」

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