株式会社アドバンスがJRシステムのシフト管理サービス「勤務シフト作成お助けマン」を導入

～首都圏に展開するモバイルショップ44店舗へお助けマンを導入し、シフト自動作成機能の活用によりシフト作成時間を1/3に短縮することを実現～鉄道情報システム株式会社(本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：本多 博隆、略称：JRシステム)は、モバイル事業や人財グローバル事業などを展開する株式会社アドバンスに、シフト表の自動作成を実現する「勤務シフト作成お助けマン」(以下、「お助けマン」)を導入した事例を公開しました。お助けマンは普段、病院・介護施設、コールセンター、製造業、宿泊業、飲食業等を中心にご利用いただいているサービスとなりますが、今回はモバイルショップという小売業の分野でお使いいただくことになりました。【課題】勤怠管理とシフト作成を異なるシステムで運用していたが、勤怠管理システムをクラウド化することになり、従来のシフト作成システムでは対応できなかった。各ショップでは限られた人員でお客様対応をしており、数時間でもシフト作成に人員をとられることに痛手を感じていた。従来のシフト管理システムのシフト自動作成機能が使いづらく、ほぼ形骸化していた。【効果】お助けマンでは作成したシフトをCSVファイルで書き出せるので勤怠管理システムにスムーズに連携することができた。シフト作成にかかる時間が1/3に減り、短縮された時間を接客対応に回すことができた。お助けマンのシフト自動作成機能は各ショップの状況に応じた設定ができるなど使い勝手が良く、シフト作成の作業負担を大幅に軽減した。[画像1: https://prtimes.jp/i/119346/11/resize/d119346-11-a96dfaa7bcaf3cc91a5f-0.jpg ]モバイルショップ44店舗の新たなシフト管理システムを検討 株式会社アドバンスは、1995 年 10 月に設立して以来、各通信キャリアの専門ショップと法人営業所を運営。このほか、特定技能制度やインターンシップ制度を活用して日本国内で就業を希望される海外人材の活躍の場を提供する人財グローバル事業を展開している。同社は、モバイル通信業界でも珍しく、ドコモ、au、ソフトバンク、ワイモバイルの４つの通信キャリアのショップを運営し、各ショップの規模感は、ドコモショップは 15 ～ 25 人、auショップとソフトバンクショップは 8 ～ 15 人、ワイモバイルショップは 4 ～ 5 人となっている。 今回、このモバイルショップ 44 店舗でお助けマンを導入した。「当社では、勤怠管理とシフト作成を別々のシステムで行っており、勤怠管理システムがクラウド化することとなり、従来のシフト管理システムが対応していないことから、急きょ、新たなシフト管理システムを探す必要がありました」とシステム担当の方は語った。自動シフト作成機能の使い勝手の良さがお助けマン採用の決め手となる 新たなシフト管理システムを導入するうえで、一番こだわったのはクラウド化した勤怠管理システムとスムーズに連携が取れることだ。「選定にあたっては、CSV ファイルで勤怠管理システムと連携可能な 3 つのシステムを探してきて、当社の業務とマッチするかトライアルを行うことにしました」と語る。 トライアルで注目したのはシフトの自動作成機能。ショップでの接客経験があった方は現場を知る意見として「1 人でもシフト作成に時間を取られていると限られた人員で接客しなければならず、ショップは本当に厳しいのです。ですから、シフト作成時間を短縮できる自動シフト作成機能に期待していました」と語った。 こうしてトライアルを経て採用されたのがお助けマンだった。お助けマン採用の理由を聞くと「従来のシフト管理システムの自動シフト作成機能は使い勝手が悪く、一つでも設定条件が合わないとエラーが出て次に進めない。それがお助けマンだと設定条件との矛盾があってもシフトを自動作成してくれます。その矛盾を踏まえた上で調整していけるので作業を効率的に行うことができました。ほかにも従来システムとユーザインタフェースが近いなどスタッフが使いやすいことが決め手となりました」と語る。[画像2: https://prtimes.jp/i/119346/11/resize/d119346-11-8dc6f2f22c121bf7c131-1.jpg ]＜勤務表作成画面のイメージ＞サポート担当による定期フォローによりシフト自動作成機能を有効活用 お助けマンの導入後、課題となったのは各ショップで適切に運用できているかということ。PC に苦手意識を持つスタッフがいる中、どう取り組んだのかを聞いた。「当社は 4 つの通信キャリアのショップを運営していますが、それぞれにオペレーションが異なります。このため、それぞれのキャリアごとに上手に使えているショップが中心となり勉強会を実施しました。こうしてお助けマンを使いこなせるショップを増やしていきました」とのこと。 また、お助けマンのサポート担当による「定期フォロー」により、どのショップがシフト自動作成機能を活用できていないかがわかるため効果的な指導もできた。「その結果、以前は各ショップで 3時間程度かかっていたシフト作成業務を 1 時間程度に短縮することができました」と続ける。 同社では、今後もシフト自動作成の精度向上に取り組み、会社全体での作業効率の向上や時間短縮に取り組んでいく考えだ。【勤務シフト作成お助けマン】[画像3: https://prtimes.jp/i/119346/11/resize/d119346-11-acf5172215b18fd1b2c1-2.png ]https://www.otasukeman.jp 「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表の自動作成が可能なシフト管理サービスで、小売業・製造業・飲食業・サービス業など、業種や業態を問わず利用することが可能です。最適化AIによりスタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成することができ、法令遵守や働きやすさを考慮したシフト表を、誰でも簡単に作成することができます。【会社概要】[画像4: https://prtimes.jp/i/119346/11/resize/d119346-11-3e7af011a8b0fa48b269-3.png ]https://www.jrs.co.jp/商号 ：鉄道情報システム株式会社代表者 ：代表取締役社長 本多 博隆所在地 ：〒151-8534 東京都渋谷区代々木2丁目2番2号設立 ：1986年12月9日事業内容：・「みどりの窓口」座席予約・販売システムをはじめとしたJRグループの情報システムの開発、運営、管理・ハウジング・クラウド・バックアップサービスを提供するデータセンター事業・勤務計画・配送ルート計画などの自動化を実現する計画系ソリューション・その他、ITソリューション、情報システムに関するコンサルタント など資本金 ：10億円企業プレスリリース詳細へPR TIMESトップへ