【少人数広報チームの外注活用術】HELP YOUとの信頼のチームワークで未来志向の広報体制を実現

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」を運営する株式会社ニット（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：秋沢崇夫、以下ニット）は、2015年よりフルリモート前提で創業し、現在、約600人が日本全国・世界35カ国からオンラインで業務を遂行しています。このたび、シマダグループ株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：島田成年氏）へHELP YOUサービスを提供。＜インタビュー詳細＞「広報のあるべき姿」へ。外注でタスクに追われる日々から解放https://help-you.me/blog/interview-shimadagroup[画像1: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/59127/740/59127-740-f80f342f72db9c71d1ae3cb443898639-1200x630.png?width=536&amp;quality=85%2C75&amp;format=jpeg&amp;auto=webp&amp;fit=bounds&amp;bg-color=fff ]【少人数広報チームの外注活用術】HELP YOUとの信頼のチームワークで未来志向の広報体制を実現依頼背景や想い（インタビュー記事より一部抜粋）◆HELP YOU導入の背景広報のみならず、当社は全社的にアウトソーシングサービスを利用したことがなかったので、業務を外注するという手段が選択肢に入ってくることは元々ありませんでした。ただ、当社の広報は私含めて2名の少人数体制のため、できることが限られるという課題をずっと感じていました。HELP YOUのことは広報担当の方と知り合いで認識していため、「業務をアウトソースすれば広報で抱えている課題が解決するのかも？」と、ここで初めて外注を検討し始めるようになりました。その後、「本当に自分がやるべきこと」について改めて考えるようになりました。自分がやらなくてもいい業務をアウトソースすれば、コア業務に集中することができ、仕事により広がりを持たせられるかもしれない。それならば、まずは月30時間でHELP YOUにお願いしてみようという結論に至りました。◆HELP YOUに任せることで、情報発信の“質”と“スピード”が向上広報まわりのルーティン業務を中心に依頼しています。まず、広報の代表アカウントには毎日膨大な量のメールが届くのですが、その確認をお願いしています。また、当社HPのグループニュースの更新も依頼しています。HELP YOUに依頼したことで、今までの何倍も更新頻度が上がり、SEO観点から見ても良い効果を感じています。アウトソースにより自動化を叶えられたとも言えるでしょう。メディア掲載や取材後の社内向け広告換算値の算出もお願いしています。社内向けであることに加え、リサーチに時間が要するものでもあったので、これも以前はどうしても優先順位が下がってしまっていたのですが、現在は定期的に社内周知できるようになりました。また、これまでは各種データの格納も、案件に追われているとつい整理が後回しになっていたのですが、こちらもルーティン業務の1つとしてHELP YOUにお願いしています。「あのデータどこにありますか？」「あの画像使っていいですか？」と各部署から問い合わせが来ることが多々あり、その度に探す手間をこれまでは取られていたのですが、現在は日付や媒体別にソートできるBoxできちんと整理されています。ルーティン以外で特に助かっている業務が、プレスリリース発信先を一覧にしてまとめたメディアリストの更新です。単純作業といえば単純作業なのですが、いざ作業に着手すると1日がかりになってしまうような状況でした。ただ、HELP YOUにこの更新作業を依頼したところ、たった30分で完了し、どうして今までお願いしていなかったんだろうと本当に驚きました。また、HELP YOUはさまざまな企業でサポートを行ってきた実績があるので、他社事例をもとにより良い形を提案してくれる点も大いに信頼できます。効率の良いリスト作成の方法や、従来は自社でうまく使いこなせているとは言えなかったkintoneの活用例など、積極的にアドバイスがもらえるのでとてもありがたいです。◆“外注”を超えて。“共に働く”関係を築くHELP YOUやり取りは基本的にディレクターさんのみで、実際にどのスタッフさんが作業を担当したのかは管理ツールで確認しています。さまざまな方とコミュニケーションを取るとなるとどうしても煩雑になってしまう恐れがあるので、やり取りが一元化されているのはとても助かっています。ディレクターさんにお伝えしたことはチーム配下のスタッフさんにも周知されていますし、新規の依頼に関しては、試験的に実際に作業してみてからディレクターさんがマニュアルを作成し、その後スタッフさんに作業依頼を出していただいています。どんな内容であってもストレスフリーに依頼できているなと感じています。また、ミーティングでは依頼業務のことだけではなく、会社の近況などを含めたちょっとした雑談もよく交わします。こちらからするとHELP YOUも当社のチームメンバーの一員のような感覚で、やっぱり「人」と「人」なんだな、と思うことが多々あり、良い関係を築けていると実感しています。◆ルーティンから解放されて、未来志向の広報施策へ本当はやりたいけれど緊急性が高くないから後回しになっていたものに着手できるようになりました。たとえば、アワードへの応募や、新規開拓を始めとしたリレーション作りなどです。また、社内での動きについても、これまでは他部署から依頼を受けたうえでの対応が主だったのですが、本来の広報のあるべき姿としては逆で、「これはプレスリリースにした方がいいのでは？」といった提案をこちらからしていくのが理想でした。いまは目の前の業務をさばくだけのサイクルから脱し、広報としてのより本質的なコミュニケーションが取れるようになっています。広報内でのミーティングに関しても、これまでは「◯◯を△△までにやる」といったタスクチェックに近かったのですが、この辺りはHELP YOUへの依頼でルーティン化が叶えられたので、より視点を先に持っていくことができるようになりました。たとえば、HELP YOUに更新してもらったグループニュースを確認しながら、より魅力的に見せるための書き方や画像選定など、未来を見据えた意見を交わすことができています。アウトソースにより業務に余白が生まれたおかげで、視野を広げて組織課題的な話までできるようになったのも、大きな変化だと思います。◆インタビュー全文はこちら：https://help-you.me/blog/interview-shimadagroupシマダグループ株式会社[画像2: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/59127/740/59127-740-7fd5b9aaa0c8461968e0d3becd004c35-650x520.png?width=536&amp;quality=85%2C75&amp;format=jpeg&amp;auto=webp&amp;fit=bounds&amp;bg-color=fff ]シマダグループ株式会社＜社名＞シマダグループ株式会社＜本社所在地＞東京都渋谷区代々木3丁目22番7号 新宿文化クイントビル14階＜事業内容＞シマダグループの経営管理、およびそれに付帯する業務＜代表者＞代表取締役社長 島田 成年＜公式HP＞https://shimadahouse.co.jp/オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」とは[画像3: https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/59127/740/59127-740-c30f8d8f017b0ec57824782cd5fc8e2e-1236x240.png?width=536&amp;quality=85%2C75&amp;format=jpeg&amp;auto=webp&amp;fit=bounds&amp;bg-color=fff ]オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」さまざまなスキルセットを持った優秀なアシスタントチームがあなたの仕事をサポートする業務効率化のサービスです。バックオフィス系の業務（人事、経理、営業事務、資料作成など）をオンラインアウトソーシングとして請け、コア業務に集中できる環境作りに貢献します。メンバーはアメリカ・フランス・ドイツなど世界35カ国に、東京都、宮城県、大阪府、福岡県など全国各地にいます。HELP YOUサービスサイト：https://help-you.me/HELP YOU採用サイト：https://va.help-you.me/＜会社概要＞会社名 ：株式会社ニット代表者 ：代表取締役社長 秋沢 崇夫本社所在地：東京都渋谷区神宮前一丁目11番11号 グリーンファンタジアビル407号室設立 ：2017年8月 ※2015年 HELP YOUサービス開始事業内容 ：オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」の運営。働き手への学びのサービス、働き手を応援するメディア事業なども展開。＜本件に関するお問い合わせ＞株式会社ニット広報担当：小澤電話番号：050-5212-5574メールアドレス：pr@knit-inc.com企業プレスリリース詳細へ : https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000740.000059127.htmlPR TIMESトップへ : https://prtimes.jp