社内チャットで｢お疲れ様です｣はいらない…仕事のできる人が｢相手を早く動かす｣業務連絡の正解

仕事のどんな場面でAIは役に立つのか。AI実践家の加納敏彦さんは「最近のAIは日本語の理解も高いので、敬語に悩んだ時はAIに整えてもらうといい。また、長い文章を“短く・角が立たず・明確な”形に整えるのも得意だ」という――。※本稿は、加納敏彦『AI時代の入社1年目の教科書』（きずな出版）の一部を再編集したものです。■先輩に聞く前にAIに聞け入社してすぐの頃、あなたは先輩にチャットをしました。「了解です！ あとで送ります。すみません！」そのまま取引先へのメールにも、似た調子で書いてしまいます。数分後、先輩からそっと言われました。「社外は“了解です”じゃなくて、“承知いたしました”だね。『すみません』も『申し訳ございません』がいいかな」悪気はないのに、急に顔が熱くなる。1年目あるあるです。敬語をいち早く覚えると、できる新人になれます。敬語は、堅くするためではなく、相手への思いやりを“見える形”にするもの。全部を完ぺきに覚える必要はありません。最初に利くのは、社内外問わず毎日のように使う2つです。■1．クッション言葉（前に添えるだけで柔らかくなる）「お忙しいところ申し訳ありませんが」（話しかける）「恐れ入りますが」（依頼・確認）「差し支えなければ」（意見を聞く）「あいにくではございますが」（断る）「たいへん失礼ではございますが」（伝えにくいことを伝える）■2．報連相（報告・連絡・相談）で困らない基本フレーズあいさつは「お疲れ様です」。お礼は「ありがとうございます」。上司には「承知いたしました」「かしこまりました」。謝るなら「申し訳ございません」。ほめられたら「恐れ入ります」。相談は「ご相談したいことがあり、お時間をいただけますでしょうか」。自分の動きは控えめに「伺います」、相手の言葉は立てて「おっしゃいました」。「○○様はいらっしゃいますか」「資料を拝見いたしました」もよく使います。■「先輩にはNG」4つの言い方を覚える避けたい言い方も、ここだけ覚えれば十分です。×了解です→○承知しました／かしこまりました×すみません→○申し訳ございません×見ました→○拝見しました×来ました→○いらっしゃいました冒頭のチャットも、こう直せます。「承知いたしました。恐れ入りますが、15時までにお送りします」たったこれだけで、社会人としての印象が変わります。最近のAIは日本語の敬語の理解も高いので、先輩に何度も聞く前にAIに整えてもらうのがおすすめです。「です・ます」の使い方から直して、二重敬語などのミスも見つけてくれます。◎AIに相談「次の文章を、①社内チャット用（端的に）、②取引先メール用（件名＋本文）に書き分けて。クッション言葉を入れて、誤った敬語があれば直して。（原文を書く）」敬語は暗記より“型”です。毎日使う言葉から、少しずつ覚えていきましょう。■「すみません」より「ありがとうございます」入社して数カ月。あなたは別部署の先輩に急ぎで助けてもらいました。夜遅くまで一緒に確認してもらい、なんとか締め切りに間に合った。最後にあなたは言いました。「すみません、こんな時間まで……」先輩は「大丈夫だよ」と返してくれました。翌日も会ったらお礼を言おうと思っていました。でも、あなたはバタバタして、お礼のメールも送れませんでした。数週間後、また確認が必要になり連絡すると、先輩の返事が遅い。（あ、あの日のお礼……ちゃんとしてないかも）あとから気づく。こういう小さな取りこぼしが、人間関係の貯金を減らします。AIで文章も資料も速くつくれる時代です。だからこそ最後に残る差は、仕事の腕より「この人と一緒にやりたいか」です。密な人間関係は、目に見えないけれど一番の財産。その秘訣が、感謝を言葉にして、しっかり返すことです。コツはむずかしくありません。お礼は「早さ」と「短さ」が命。長文の美文より、当日中か翌日の短文が利きます。型は3点だけ。1．何に対して：何をしてもらったか2．どう助かった：自分に起きたよい変化3．次にどうする：自分の次アクションそして、言いそうになる「すみません」「申し訳ありません」を、「ありがとうございます」に置き換える。もちろん謝罪が必要な場面は謝ります。でも、謝って終わると相手に“負担感”が残ります。それよりも、最後に感謝に着地すると、関係が進み、より深まります。■小さな往復で信頼を積み上げる冒頭の例なら、翌朝にすぐにこう送れます。「昨夜は◯◯の確認をしていただき、本当にありがとうございました。おかげさまで、今日の提出に間に合いました。教えていただいた手順をメモにして、次回は自分でできるようにします（返信不要です）」たったこれだけでも、先輩は嬉しいでしょう。あなたも次に頼りやすくなる。信頼は、こういう小さな往復で積み上がります。とはいえ1年目は、言葉選びに迷って手が止まりがちです。そんなときはAIに“お礼の骨組み”をつくってもらいましょう。◎AIに相談「次の出来事への“お礼メール”を書いて。『すみません』ではなく『ありがとうございます』を軸に。①何に対して、②助かった点、③次に自分がすることを必ず入れて。（出来事を書く／相手：先輩）」形から入っていいのです。「ありがとうございます」を先に伝えて、当日中や翌日に一通送る。会ったら笑顔でお礼を伝える。それだけで、あなたのまわりに味方が増えます。感謝は続けるほど自然になり、信頼の貯金が増えていきます。明日の仕事もラクになります。ぜひ今日から意識してみましょう。■チャットとメールは短く・はっきり先輩に社内チャットを送りました。「◯◯の件ですが、先方から返信が来ていて、こちらとしてはAでもいいかなと思うんですけど、ただBだとこういう点が気になって……あとCの資料も見たら……」送った直後、「言いたいこと、伝わったかな」と不安になります。案の定、先輩から返ってきたのはこうでした。「ごめん、結局、何をしてほしい？ あと、期限はいつ？」忙しい相手ほど、長文を読む余裕がありません。あなたの中では筋道が通っていても、相手の画面には“情報のかたまり”に見えてしまうのです。■チャットは「相手がすぐ動ける形」が正解社内チャットの目的は、きれいな文章を書くことではなく、相手が次の動きを決められることです。型はこれだけで十分です。1．用件：相談／確認／共有（結論を端的に）2．期限：いつまでに返事が欲しいか（できれば時刻まで書く）3．要点：伝えることは多くても、同時に3点まで（長くなるなら別添にする）4．質問：OK／NGかなど、YESかNOで答えられる形で■1通のチャットに用件は1つ、メールは「件名」にひと工夫「【相談】先方への対応はA案で進めたいです（ただ懸念としてBがあります。○○を考えました）。15時までにOK／NGの返信をいただきたいです」これだけで、先輩は返しやすい。あなたも迷わず動けます。ポイントは、「1通＝1つの用件」です。補足が長くなるなら、別メッセージにせず、リンクやファイルをつけて、「詳細はここにつけています。いまは結論だけ見てほしいです」と書く。そうすることで、相手の負担が一気に下がります。回答漏れを減らすことができます。メールは、チャットより少し丁寧にしますが、基本は同じです。違いは「件名」で迷わせないこと。件名で「何の件か／期限／要対応」がわかると、本文は短くても失礼に見えません。たとえば件名は――「【要確認／本日15時】◯◯社対応：A案で進めてよいか」本文は――「結論：A案で進めたいです。懸念として、Bがありますが、○○と考えました。判断：15時までに可否をいただけますと助かります」――これで十分、通じます。短く書くのが怖いときほど、AIが役に立ちます。長い文章を“短く・角が立たず・明確な”形に整えるのが得意だからです。◎AIに相談「次の文章を、1．先輩へのチャット、2．メール（件名＋本文）に書き分けて。用件・期限・質問が一目でわかる形にして。（原文／期限を書く）」短い文章は、雑なのではなく、相手への気づかいです。相手がすぐ動ける形に整えるだけで、返事も仕事も驚くほど速くなります。今日から“用件・期限・質問”の3点を先に置きましょう。----------加納 敏彦（かのう・としひこ）AI実践家AI実践家、コーチ、お金とビジネスの専門家。北海道大学卒業後、大手教育出版社に勤務。33歳で大手金融機関にスカウトされ、ファイナンシャルプランナーに転身。41歳で「完全中立のお金とビジネスの専門家」として再独立。45歳でAIシステム会社のアドバイザーに就任し、生成AI が人の可能性を大きく広げる力を持つことを確信する。著書に『AIで加速する！起業の教科書』（きずな出版）ほか。----------（AI実践家 加納 敏彦）